DECLARATION DE CONFIDENTIALITE POUR LES CANDIDATS A L’EMPLOI

Dans le cadre de son processus de recrutement, la Société recueillera et traitera des données personnelles en lien avec les demandeurs d’emploi. La Société s’engage à être transparente sur la façon dont elle recueille et utilise ces données, et à respecter ses obligations de protection des données.

 

Quelles sont les informations capturées par la Société ?

Le terme « données personnelles » (ou informations personnelles) recouvre toutes les informations qui permettent d’identifier une personne, à partir de seules ces informations ou en association avec d’autres informations que nous détenons.

Dans le cadre de son processus de recrutement, la Société recueille diverses informations vous concernant. Cette section concerne donc :

  • vos nom, adresse et coordonnées, incluant votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone ;
  • les informations sur vos qualifications, compétences, expérience et antécédents professionnels ;
  • les informations sur votre rémunération actuelle, avantages sociaux compris ;
  • si vous souffrez d’un handicap pour lequel la Société doit procéder à des aménagements raisonnables pendant le processus de recrutement ; et
  • les informations permettant de vérifier votre identité et votre droit à travailler au Royaume-Uni.

La Société peut recueillir ces informations de diverses manières. Les données peuvent par exemple figurer sur des formulaires de candidature ou des CV, être tirées de votre passeport ou autre pièce d’identité, ou être recueillies lors d’entretiens ou d’autres formes d’évaluation.

Si un emploi vous est proposé après un processus de recrutement, nous exigerons des données personnelles supplémentaires de votre part, dont le détail figure dans notre Déclaration de Confidentialité des Données des Employés.

Vos données personnelles peuvent être récoltées à travers les informations que vous avez publiées sur les forums d’emploi ou les réseaux sociaux, comme LinkedIn, où vous avez déclaré rechercher actuellement un emploi.

La Société peut aussi recueillir des données personnelles vous concernant auprès de tierces parties, par exemple les références fournies par d’anciens employeurs, les informations fournies par les organismes de vérification d’antécédents professionnels et les informations issues des vérifications du casier judiciaire. La Société ne sollicitera des informations auprès de tierces parties que lorsqu’un emploi vous aura été proposé, et vous en serez informé.

Les données seront stockées à différents endroits, y compris dans votre dossier de candidature, dans les systèmes de gestion des ressources humaines de la Société et sur d’autres systèmes informatiques (y compris les e-mails).

 

Pourquoi la Société traitent-elle des données personnelles ?

La Société a besoin de traiter des données pour réaliser certaines opérations à votre demande et avant de conclure un contrat avec vous. Elle peut également avoir besoin de traiter vos données pour conclure un contrat avec vous.

Dans certains cas, la Société doit traiter des données pour respecter ses obligations légales. Par exemple, elle doit vérifier qu’un candidat retenu est habilité à travailler au Royaume-Uni avant l’entrée en vigueur du contrat.

La Société a un intérêt légitime à traiter les données personnelles lors du processus de recrutement et pour garder une trace du processus. Traiter les données des demandeurs d’emploi permet à la Société de gérer le processus de recrutement, d’évaluer et de confirmer l’adéquation d’un candidat pour le poste proposé, et de choisir la personne à qui proposer un poste. La Société peut également avoir à traiter les données de demandeurs d’emploi pour se défendre contre des actions en justice.

La Société peut traiter des catégories spéciales de données, telles que des informations sur l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou la religion à des fins de statistique de recrutement. Elle peut également recueillir des informations sur les éventuels handicaps des demandeurs d’emploi pour réaliser des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés. La Société traite ces informations pour assumer ses obligations et exercer des droits spécifiques en matière d’emploi.

Pour certains rôles, la Société est tenue d’obtenir des informations sur les condamnations pénales et les infractions commises. Lorsque la Société demande ces informations, elle le fait parce qu’elles lui sont nécessaires afin d’assumer ses obligations et exercer des droits spécifiques en matière d’emploi.

Si votre candidature n’est pas retenue, la Société peut conserver vos données personnelles dans ses dossiers au cas où il y aurait de futures opportunités d’emploi qui vous conviennent. La Société demandera votre consentement avant de conserver vos données dans ce but, et vous êtes libre de retirer ce consentement à tout moment.

 

Qui a accès aux données ?

Vos informations peuvent être partagées en interne pour répondre aux exigences du processus de recrutement. Cela inclut les membres des services de ressources humaines et de recrutement, les personnes menant l’entretien d’embauche impliquées dans le processus de recrutement, les responsables du service où un poste est à pourvoir, et le personnel informatique si l’accès aux données est nécessaire à son travail.

Nous partagerons également vos données avec les parties suivantes :

  • tout membre de notre groupe, à savoir nos filiales au sens de la section 1159 de la loi britannique sur les sociétés (UK Companies Act 2006) (énumérées à l’Annexe A) ;
  • si nous sommes tenus de divulguer ou partager vos données personnelles pour satisfaire à une obligation légale, ou pour appliquer nos Conditions Générales ou nos Conditions d’Utilisation ;
  • si nous cédons ou acquérons une société ou un actif, auquel cas nous pouvons divulguer vos données personnelles au futur vendeur ou acquéreur ; ou
  • si nous, ou une part significative de nos actifs, sommes rachetés par une tierce partie, auquel cas les données personnelles que nous détenons ferons partie des actifs transférés.
  • SOCOTEC, nos auditeurs, qui vérifient en continu notre conformité à la norme ISO.

Nous partagerons vos données personnelles avec d’autres entités de notre groupe dans le cadre de nos activités de reporting régulières sur les résultats de la Société, dans le contexte d’un exercice de réorganisation commerciale ou de restructuration du groupe, pour la maintenance des systèmes et l’hébergement de données.

Nous exigeons de tous nos prestataires tiers et autres entités du groupe qu’ils prennent les mesures de sécurité adaptées pour protéger vos données personnelles en accord avec nos politiques. Nous exigeons de ces tierces parties qu’elles traitent vos données personnelles conformément aux lois de protection des données et qu’elles les gardent confidentielles. Nous n’autorisons pas nos prestataires de service tiers à utiliser vos données personnelles pour leurs propres besoins. Nous ne les autorisons à traiter vos données personnelles que pour les besoins spécifiés, et conformément à nos instructions.

La Société ne partagera pas vos données avec aucune autre partie à moins que votre candidature soit retenue et qu’une offre d’emploi vous soit faite. La Société partagera ensuite vos données avec vos anciens employeurs pour obtenir des références pour vous, avec des organismes de vérification d’antécédents professionnels pour les vérifications d’antécédents nécessaires, et avec le Disclosure and Barring Service pour les vérifications de casier judiciaire nécessaires. Ces tiers s’ajoutent aux autres organisations énoncées dans notre Déclaration de Confidentialité des Employés.

En outre, si vous avez besoin d’aménagements raisonnables pour votre rôle, il peut être nécessaire de contacter un prestataire externe pour nous aider à comprendre votre handicap et obtenir un équipement spécialisé. Aucune tierce partie ne sera contactée sans votre consentement. Les tierces parties peuvent inclure la médecine du travail, etc.

La Société ne transfèrera pas vos données en dehors de l’Espace Économique Européen.

 

Comment la Société protège t-elle vos données ?

La Société prend au sérieux la sécurité de vos données. Elle met en pratique des politiques et contrôles internes pour garantir que vos données ne soient pas perdues, détruites accidentellement, détournées ou divulguées, et qu’elles soient uniquement accessibles par nos employés dans le cadre de leurs tâches. De plus amples détails sont disponibles dans la Politique de Sécurité de l’Information de la Société, la Coordination de Sécurité de l’Information, la Politique de Gestion de l’Accès Utilisateur et la Politique de Développement Sécurisé.

 

Pendant combien de temps la Société conserve t-elle vos données ?

Si votre candidature n’est pas retenue, la Société conservera vos données dans ses dossiers pendant trois mois après la fin du processus de recrutement concerné. Si vous autorisez la Société à conserver vos données personnelles dans ses dossiers, la Société conservera vos données dans ses dossiers pendant trois mois supplémentaires pour vous proposer d’éventuelles offres d’emploi futures adaptées. À l’issue de ce délai, ou si vous retirez votre consentement avant cette date, vos données seront supprimées ou détruites.

Si votre candidature est retenue, vos données personnelles recueillies lors du processus de recrutement seront transférées dans votre dossier du personnel et conservées pendant la durée de votre emploi. Les durées pendant lesquelles vos données seront conservées vous serons communiquées dans une nouvelle déclaration de confidentialité.

 

Vos droits

En tant que propriétaire de données, vous disposez de plusieurs droits. Vous pouvez :

  • Demander d’accéder à vos données personnelles (ou « demande d’accès du propriétaire de données »). Cela vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons vous concernant et de vérifier que nous les traitons conformément à la loi.
  • Demander la correction de vos données personnelles conservées dans nos systèmes. Cela vous permet de corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons sur vous.
  • Demander l’effacement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander la suppression ou le retrait des données personnelles lorsque nous n’avons pas de raison valable de continuer à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou retirer vos données personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d’objection à leur traitement (voir ci-dessous).
  • Demander la restriction du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de données personnelles vous concernant, par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement.
  • Demander le transfert de vos données personnelles à une autre partie.

Si vous souhaitez exercer un de ces droits, veuillez contacter l’équipe Conformité : DPO@thebigword.com.

Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer l’un des autres droits précités). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande d’accès est clairement infondée ou excessive. À défaut, nous pouvons refuser d’accéder à la demande dans de telles circonstances.

Si vous estimez que la Société n’a pas respecté vos droits de protection des données, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’Information Commissioner’s Office (ICO).

 

Que se passe-t-il si vous ne fournissez pas de données personnelles ?

Vous n’avez pas d’obligation légale ou contractuelle de fournir des données à la Société pendant le processus de recrutement. Toutefois, si vous ne fournissez pas les informations demandées, la Société peut se trouver dans l’incapacité totale ou partielle de traiter votre candidature.

 

Prise de décision automatisée

Les processus de recrutement ne reposent pas uniquement sur une prise de décision automatisée.