Depuis 45 ans, Vecoplan AG est l’un des principaux fabricants de machines et d’installations de chantier dans le domaine de la gestion internationale du bois et du recyclage. La société, qui est basée à Bad Marienberg, Westerwald, en Allemagne, développe, fabrique et commercialise des machines et installations de chantier dotées de technologies sophistiquées, pour le meulage, le transport et le traitement du bois, de la biomasse et des pastilles, du papier, des plastiques, des combustibles de substitution, et des déchets domestiques et industriels.

Bon nombre des composants technologiques et environnementaux de la société sont protégés par des brevets, ce qui confère à Vecoplan une position concurrentielle unique en termes de qualité, de rendement énergétique et de facilité d’entretien.

Aujourd’hui, près de 400 personnes travaillent au siège social allemand de la société, ainsi que dans des filiales au Royaume-Uni, en Espagne, en Autriche et aux États-Unis. Vecoplan possède un vaste réseau de distribution et de services, garantissant une présence et un soutien au niveau local pour ses clients sur chaque continent.

 

Le défi

Comme de nombreux autres fabricants internationaux, VECOPLAN doit se conformer aux stipulations de la directive « Machines » (exigences de sécurité élémentaires pour les machines destinées au marché européen) et fournir de la documentation technique pour que les équipements soient utilisés en toute sécurité et que les utilisateurs soient avertis des risques résiduels, le cas échéant, dans leur langue respective. À la suite de l’augmentation continue du nombre d’États membres de l’UE, la société avait atteint les limites de ses capacités de traduction en interne.

Au début, VECOPLAN travaillait avec un certain nombre d’agences de traduction et d’étudiants. Cependant, il devenait de plus en plus difficile de trouver des traducteurs capables de travailler selon les normes professionnelles les plus élevées, en particulier pour les langues d’Europe du Sud et de l’Est.

Une autre difficulté résidait dans les délais de réalisation des documents. Dans le domaine de la construction d’installations de chantier notamment, des modifications doivent souvent être intégrées à un stade très avancé de la phase de mise en service d’une installation. Une documentation supplémentaire doit donc être rédigée à la dernière minute afin d’intégrer les modifications immédiatement, car toute la documentation doit être absolument et complètement éditée avant la fin de la mise en service. Dans ces conditions, il est évident que la traduction de certains documents doit s’effectuer souvent dans un délai de 24 heures. VECOPLAN souhaitait également mettre un terme à l’envoi de fichiers individuels par e-mail, une tâche chronophage, et recherchait un système automatisé qui lui permettrait de télécharger et de recevoir les fichiers, et un système qui lui fournirait une bonne vue d’ensemble de l’état d’avancement des travaux de traduction en cours.

La solution

thebigword a été en mesure de satisfaire immédiatement tous les besoins susmentionnés, ou de développer rapidement des services personnalisés pour y parvenir. thebigword dispose d’une vaste base de données de traducteurs qui possèdent une expertise et des connaissances en fabrication, et peut donc trouver des linguistes ayant une expérience appropriée dans ce secteur et comprenant le but de la documentation ainsi que l’importance d’une communication claire pour les détails techniques. Ceci a permis à VECOPLAN de faire traduire ses documents dans une plus grande diversité de langues et selon des critères toujours élevés.

La priorité est donnée aux documents les plus urgents afin de garantir des délais de traduction rapides, les documents les plus importants étant prêts sous 24 heures. thebigword a personnalisé un système automatisé pour VECOPLAN dans le cadre de son système de gestion des traductions (TMS) innovant, ce qui permet de transférer les documents avant et après la traduction. Cela a rapidement accéléré le processus. Le système donne également à VECOPLAN une vue d’ensemble des travaux en cours et les demandes de traduction peuvent être envoyées deux heures avant la livraison pour certains documents urgents. Tous les documents de moins de 1 000 mots peuvent faire l’objet d’une livraison sous 24 heures.

 

Le niveau de service et la qualité de la solution fournie par les chefs de projet des agences de thebigword,

“de Leeds et de Düsseldorf, sont irréprochables. thebigword offre une solution complète et hautement automatisée pour des traductions professionnelles. Quant à la société en tant que telle, elle respecte parfaitement les délais.”

Thorsten Petters – Responsable de la documentation technique, Vecoplan