Politique de confidentialité

Avis de confidentialité de la V3.1 du site Web de thebigword, mars 2022

thebigword Group Limited (« nous », « notre » ou « nos ») s’engage à protéger et à respecter votre vie privée.

La présente politique (ainsi que nos conditions générales, nos conditions d’utilisation, notre politique en matière de cookies et tout autre document auquel elle fait référence) définit la base sur laquelle nous traiterons les données à caractère personnel que nous recueillons auprès de vous ou que vous nous fournissez sur les sites www.thebigword.com, www.gouldtech.com, www.tbwglobal.com et www.wordsynk.com (notre « site Web »).

Les « données personnelles » (ou informations personnelles) désignent toute information concernant une personne à partir de laquelle cette dernière peut être identifiée, soit uniquement à partir des de ladite information, soit avec d’autres informations en notre possession.

Nous serons les responsables du traitement de vos données personnelles que vous nous fournissez ou que nous collectons via notre site Web. Cela signifie qu’il nous incombe de décider comment nous détenons et utilisons les informations personnelles vous concernant et que nous sommes tenus de vous informer des informations contenues dans la présente politique de confidentialité (« Politique »). Il est important que vous lisiez cette politique afin de savoir comment et pourquoi nous utilisons ces informations et comment nous les traiterons.

1. Pourquoi avoir une politique de confidentialité ?

Les informations qui identifient ou peuvent être utilisées pour identifier une personne vivante sont appelées « données personnelles ». Toutes les organisations qui traitent des données personnelles doivent le faire de manière équitable, légale et conformément aux lois applicables en matière de protection de données. Cela inclut l’obligation pour nous de vous informer de la manière dont nous utiliserons vos données personnelles. Nous traitons toutes nos obligations légales avec sérieux et prenons toutes les mesures nécessaires pour assurer la conformité lors du stockage et du traitement de vos données personnelles.

2. Politique de confidentialité du ou des sites Web

2.1 Pourquoi collectons-nous vos données personnelles ?

La société recueille vos données personnelles afin de remplir ses obligations de fournir un service, de répondre à une demande ou de satisfaire une demande du client. Si vous ne fournissez pas ces informations, nous ne serons pas en mesure de vous apporter notre soutient ou de répondre à votre demande.

Les « données personnelles » (ou informations personnelles) désignent toute information concernant une personne à partir de laquelle cette dernière peut être identifiée, soit uniquement à partir des de ladite information, soit avec d’autres informations en notre possession.

2.2 Quelles données personnelles collectons-nous à votre sujet et comment procédons-nous ?

Nous pouvons collecter vos informations personnelles suivantes :

  • vos coordonnées telles que votre nom, votre entreprise, votre fonction, votre numéro de téléphone, votre adresse électronique et votre adresse.

Nous collectons vos données personnelles de différentes manières, notamment :

  • si vous interagissez avec nous via notre site Web, par exemple en remplissant des formulaires, ou si vous communiquez avec nous par courrier électronique, nous collecterons les données personnelles que vous nous fournissez ;
  • si vous commandez l’un de nos services, y compris si vous créez un compte chez nous ;
  • si vous effectuez des paiements ou modifiez les détails de votre compte, lorsque vous visitez nos sites Web (par exemple par des cookies, votre adresse IP et d’autres informations générées par le navigateur). Nous collectons davantage d’informations à travers notre politique de cookies.

2.3 Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous les utilisons dans le but : i) de vous fournir les informations ou les services que vous nous demandez ; ii) traiter votre demande ; ou (iii) d’accepter des services de paiement par carte de crédit via nos portails Web.

Dans la plupart des cas, la communication de vos données personnelles est volontaire. Toutefois, si vous nous demandez des informations ou faites une demande, nous ne serons pas en mesure de vous fournir ces informations ou de répondre à votre demande, sans que vous nous ayez fourni certaines de vos informations de base, notamment votre nom et vos coordonnées. Si vous ne fournissez pas ces informations, nous ne serons pas en mesure de vous apporter notre soutient ou de répondre à votre demande.

Si vous nous commandez des services via notre site Web, vous devrez d’abord créer un compte, ce qui vous oblige à fournir votre nom et votre adresse électronique. Nous ne serons pas en mesure de vous fournir nos services sans ces informations.

Si vous nous avez fourni des commentaires, nous pouvons les utiliser pour améliorer nos sites Web ou les services que nous fournissons.

Il est dans notre intérêt légitime de traiter vos données personnelles de cette manière, car cela nous permet de répondre à votre demande ou requête, pour vous fournir nos services et améliorer en même temps nos sites Web et nos services.

Nous pouvons également utiliser vos données personnelles pour vous fournir des informations sur nos services qui, selon nous, pourraient vous intéresser. À moins qu’il ne soit dans notre intérêt légitime d’utiliser vos données personnelles pour vous fournir ces informations, nous demanderons votre consentement pour le faire.

Vous pouvez nous demander de cesser d’utiliser vos données personnelles à des fins de marketing à tout moment, en nous contactant aux coordonnées figurant à la fin de la présente politique de confidentialité. Nous ne prendrons aucune décision essentiellement automatique en utilisant vos données personnelles.

2.4 Avec qui vos données personnelles sont-elles partagées ?

Nous divulguerons ces informations à des tiers sélectionnés que nous avons engagés pour nous aider à fournir nos sites Web et nos services, notamment :

  • notre service de messagerie tiers « Constant Contact », qui envoie des courriels promotionnels à notre nom ; notre plateforme marketing intégrée Hubspot ; Constant Contact et Hubspot traitent les données personnelles en notre nom aux États-Unis.

https://www.constantcontact.com/uk/legal/privacy-statement

Les détails concernant la politique de confidentialité de Hubspot sont disponibles à l’adresse ci-dessous.

https://legal.hubspot.com/privacy-policy

  • nos fournisseurs d’analyses et de moteurs de recherche qui nous aident à améliorer et à optimiser notre site Web.

Comme l’exigent les lois sur la protection des données, nous avons mis en place des garanties supplémentaires avec Hubspot et Constant Contact afin de nous assurer que toutes les données personnelles qu’ils traitent en notre nom le sont d’une manière qui garantit la sécurité des dites données.  Ces garanties supplémentaires comprennent des dispositions contractuelles incorporant les clauses contractuelles types de l’Ue (un ensemble de dispositions contractuelles, approuvées par le Conseil européen de la protection des données qui nous obligent à garantir que les droits des personnes concernées en vertu des lois sur la protection des données sont reconnus et respectés).  

Nous partagerons également vos données avec les tiers indiqués ci-dessous :

  • les membres de notre groupe, c’est-à-dire nos filiales, telles que définies dans la section 1159 de la loi britannique de 2006 sur les sociétés (UK Companies Act 2006/voir l’annexe A) ;
  • si nous avons l’obligation de divulguer ou de partager vos données personnelles afin de nous conformer à toute obligation légale, ou afin de faire respecter ou d’appliquer nos conditions générales ou nos conditions d’utilisation ;
  • dans le cas où nous vendons ou achetons une entreprise ou des actifs, auquel cas nous pouvons divulguer vos données personnelles au vendeur ou à l’acheteur potentiel ; ou
  • si nous ou la quasi-totalité de nos actifs sommes acquis par un tiers, auquel cas les données personnelles que nous détenons seront l’un des actifs transférés.

Nous conclurons des accords avec ces tiers afin de nous assurer qu’ils respectent la sécurité de vos données et les utilisent en stricte conformité avec lois sur la protection des données.

2.5 Changement de finalité

Nous n’utiliserons vos informations personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, sauf si nous considérons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec la finalité initiale. Si nous devons utiliser vos informations personnelles à d’autres fins, nous vous en informerons et nous expliquerons la base légale qui nous permet de le faire.

2.6 Stockage de vos données personnelles

Nous ne conserverons vos données personnelles que le temps nécessaire pour atteindre les objectifs pertinents pour lesquels elles ont été collectées, comme indiqué ci-dessus dans la présente politique, et aussi longtemps que nous serons tenus de les conserver à des fins légales et pour des intérêts commerciaux légitimes.

2.7 Protection de vos données personnelles

Nous prendrons toutes les dispositions raisonnablement nécessaires pour garantir que vos données sont traitées en toute sécurité et conformément à la présente politique, comme le système de gestion de la sécurité de l’information ISO27001 (2013) et le programme Cyber essentials Plus. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de celles transmises à notre site Web. Toute transmission se fait à vos propres risques.

Tous nos prestataires de services tiers et autres entités du groupe sont tenus de prendre des mesures de sécurité convenables pour protéger vos données personnelles conformément à nos politiques. Nous exigeons de ces tiers qu’ils traitent vos données personnelles conformément à la législation sur la protection des données et qu’ils en assurent la confidentialité. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles pour leurs intérêts personnels.

Nous leur permettons uniquement de les traiter à des fins spécifiques et conformément à nos instructions. La société prend au sérieux la sécurité de vos données. Elle a mis en place des politiques et des contrôles internes pour s’assurer que vos données ne sont pas perdues, accidentellement détruites, mal utilisées ou divulguées, et qu’elles ne sont pas accessibles, sauf par nos employés dans le cadre de l’exercice adéquat de leurs fonctions. De plus amples informations sont disponibles dans la politique de sécurité de l’information, la coordination de la sécurité de l’information, la politique de gestion de l’accès des utilisateurs et la politique de développement sécurisé de la société.

2.8 Vos droits

Les lois sur la protection des données vous confèrent les droits ci-après, vous permettant de :

  • demander l’accès à vos informations personnelles (communément appelé « demande d’accès de la personne concernée »). Cela vous permet de recevoir une copie de vos informations personnelles que nous détenons et de vérifier que nous les traitons légalement ;
  • demander la correction de vos informations personnelles à notre disposition. Cela vous permet de faire corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet ;
  • demander l’effacement de vos informations personnelles. Vous pouvez ainsi nous demander de supprimer ou de retirer des informations personnelles lorsque nous n’avons aucune raison valable de les détenir. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos informations personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous) ;
  • demander la restriction du traitement de vos informations personnelles. Ainsi, vous pouvez nous demander de suspendre le traitement de vos informations personnelles, par exemple si vous voulez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement ; et
  • demander une copie des données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ou de nous demander de les transférer à un autre responsable du traitement.

Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous fondons sur un intérêt légitime (ou ceux d’un tiers) et qu’un élément de votre situation particulière vous incite à vous opposer au traitement pour le motif concerné.

Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer l’un des autres droits ci-dessus). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande d’accès est clairement infondée ou excessive. Nous pouvons également refuser de donner suite à la demande dans de telles circonstances.

Nous pouvons être amenés à vous demander des informations spécifiques afin de nous aider à confirmer votre identité et à garantir votre droit d’accéder aux informations (ou d’exercer l’un de vos autres droits). Il s’agit d’une autre mesure de sécurité appropriée pour garantir la non-divulgation des informations personnelles à un tiers non autorisé.

Notre ou nos sites Web peuvent, de temps à autre, contenir des liens vers et depuis d’autres sites, qui auront leurs propres politiques de confidentialité pour lesquelles nous déclinons toute responsabilité ou n’acceptons aucune obligation. Veuillez vérifier ces politiques avant de soumettre toute donnée personnelle à ces sites Web.

3. Politique de confidentialité du client

3.1 Pourquoi collectons-nous vos données personnelles ?

Dans le cadre de notre processus d’engagement du client, la société collecte et traite les données personnelles relatives à la demande de ce dernier. La société s’engage à être transparente sur la manière dont elle collecte et utilise ces données et à respecter ses obligations en ce qui concerne leur protection.

Les « données personnelles » (ou informations personnelles) désignent toute information concernant une personne à partir de laquelle cette dernière peut être identifiée, soit uniquement à partir des de ladite information, soit avec d’autres informations en notre possession.

3.2 Quelles données personnelles collectons-nous à votre sujet et comment procédons-nous ?

Dans le cadre de notre processus d’engagement des clients, la société recueille une série d’informations vous concernant. Il peut s’agir :

  • de votre nom, votre adresse et vos coordonnées, y compris votre adresse électronique et votre numéro de téléphone ;
  • des détails sur votre fonction, le titre de votre poste, votre position dans l’organisation du client.

Les données personnelles peuvent provenir d’informations que vous avez publiées sur le(s) site(s) Web du client ou sur des sites de médias sociaux tels que LinkedIn.

Les données seront stockées à différents endroits, notamment dans les systèmes de gestion des relations avec les clients de la société et dans d’autres systèmes informatiques (y compris le courrier électronique).

3.3 Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous les utilisons dans le but : i) de vous fournir les informations ou les services que vous nous demandez ; ii) traiter votre demande ; ou (iii) d’accepter des services de paiement par carte de crédit via nos portails Web.

Dans la plupart des cas, la communication de vos données personnelles est volontaire. Toutefois, si vous nous demandez des informations ou faites une demande, nous ne serons pas en mesure de vous fournir ces informations ou de répondre à votre demande, sans que vous nous ayez fourni certaines de vos informations de base, notamment votre nom et vos coordonnées. Si vous ne fournissez pas ces informations, nous ne serons pas en mesure de vous apporter notre soutient ou de répondre à votre demande.

Si vous sollicitez des services par l’intermédiaire de notre ou de nos sites Web, vous devrez d’abord créer un compte, ce qui exige votre nom et votre adresse électronique. Nous ne serons pas en mesure de vous fournir nos services sans ces informations.

Si vous nous avez fourni des commentaires, nous pouvons les utiliser pour améliorer nos sites Web ou les services que nous fournissons.

Il est dans notre intérêt légitime de traiter vos données personnelles de cette manière, car cela nous permet de répondre à votre demande ou à votre requête, de vous fournir nos services et d’améliorer notre site Web et nos services.

Nous pouvons également utiliser vos données personnelles pour vous fournir des informations sur nos services qui, selon nous, pourraient vous intéresser. À moins qu’il ne soit dans notre intérêt légitime d’utiliser vos données personnelles pour vous fournir ces informations, nous demanderons votre consentement pour le faire.

Vous pouvez nous demander à tout moment de cesser d’utiliser vos données personnelles à des fins de marketing, en nous contactant aux coordonnées figurant à la fin de la présente politique de confidentialité.

3.4 Avec qui vos données personnelles sont-elles partagées ?

Vos informations peuvent être partagées en interne dans le cadre de l’engagement. Cela inclut les membres de l’équipe de vente et de marketing :

  • les membres de notre groupe, c’est-à-dire nos filiales, telles que définies dans la section 1159 de la loi britannique de 2006 sur les sociétés (UK Companies Act 2006/voir l’annexe A) ;
  • si nous avons l’obligation de divulguer ou de partager vos données personnelles afin de nous conformer à toute obligation légale, ou afin de faire respecter ou d’appliquer nos conditions générales ou nos conditions d’utilisation ;
  • dans le cas où nous vendons ou achetons une entreprise ou des actifs, auquel cas nous pouvons divulguer vos données personnelles au vendeur ou à l’acheteur potentiel ; ou
  • si nous ou la quasi-totalité de nos actifs sommes acquis par un tiers, auquel cas les données personnelles que nous détenons seront l’un des actifs transférés.
  • nos auditeurs qui veillent à ce que nous maintenions nos normes ISO.

Nous partagerons vos données personnelles avec d’autres entités de notre groupe dans le cadre de nos activités régulières d’établissement de rapports sur les performances de la société, dans le contexte d’une réorganisation de l’entreprise ou d’un exercice de restructuration du groupe, pour l’assistance à la maintenance du système et l’hébergement de données.

3.5 Changement de finalité

Nous n’utiliserons vos informations personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, sauf si nous considérons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec la finalité initiale. Si nous devons utiliser vos informations personnelles à d’autres fins, nous vous en informerons et nous expliquerons la base légale qui nous permet de le faire.

3.6 Stockage de vos données personnelles

Nous ne conserverons vos données personnelles que le temps nécessaire pour atteindre les objectifs pertinents pour lesquels elles ont été collectées, comme indiqué ci-dessus dans la présente politique, et aussi longtemps que nous serons tenus de les conserver à des fins légales et pour des intérêts commerciaux légitimes.

3.7 Protection de vos données personnelles

Nous prendrons toutes les dispositions raisonnablement nécessaires pour garantir que vos données sont traitées en toute sécurité et conformément à la présente politique, comme le système de gestion de la sécurité de l’information ISO27001 (2013) et le programme Cyber essentials Plus. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de celles transmises à notre site Web. Toute transmission se fait à vos propres risques.

Tous nos prestataires de services tiers et autres entités du groupe sont tenus de prendre des mesures de sécurité convenables pour protéger vos données personnelles conformément à nos politiques. Nous exigeons de ces tiers qu’ils traitent vos données personnelles conformément à la législation sur la protection des données et qu’ils en assurent la confidentialité. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles pour leurs intérêts personnels. Nous leur permettons uniquement de les traiter à des fins spécifiques et conformément à nos instructions. La société prend au sérieux la sécurité de vos données. elle a mis en place des politiques et des contrôles internes pour s’assurer que vos données ne sont pas perdues, accidentellement détruites, mal utilisées ou divulguées, et qu’elles ne sont pas accessibles, sauf par nos employés dans le cadre de l’exercice adéquat de leurs fonctions. De plus amples informations sont disponibles dans la politique de sécurité de l’information, la coordination de la sécurité de l’information, la politique de gestion de l’accès des utilisateurs et la politique de développement sécurisé de la société.

3.8 Vos droits

Les lois sur la protection des données vous confèrent les droits ci-après, vous permettant de :

  • demander l’accès à vos informations personnelles (communément appelé « demande d’accès de la personne concernée »). Cela vous permet de recevoir une copie de vos informations personnelles que nous détenons et de vérifier que nous les traitons légalement ;
  • demander la correction de vos informations personnelles à notre disposition. Cela vous permet de faire corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet ;
  • demander l’effacement de vos informations personnelles. Vous pouvez ainsi nous demander de supprimer ou de retirer des informations personnelles lorsque nous n’avons aucune raison valable de les détenir. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou de retirer vos informations personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous) ;
  • demander la restriction du traitement de vos informations personnelles. Ainsi, vous pouvez nous demander de suspendre le traitement de vos informations personnelles par exemple, si vous voulez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement ; et
  • demander une copie des données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine ou de nous demander de les transférer à un autre responsable du traitement.

Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles lorsque nous nous fondons sur un intérêt légitime (ou ceux d’un tiers) et qu’un élément de votre situation particulière vous incite à vous opposer au traitement pour le motif concerné.

Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer l’un des autres droits ci-dessus). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande d’accès est clairement infondée ou excessive. Nous pouvons également refuser de donner suite à la demande dans de telles circonstances.

Nous pouvons être amenés à vous demander des informations spécifiques afin de nous aider à confirmer votre identité et à garantir votre droit d’accéder aux informations (ou d’exercer l’un de vos autres droits). Il s’agit d’une autre mesure de sécurité appropriée pour garantir la non-divulgation des informations personnelles à un tiers non autorisé.

Notre ou nos sites Web peuvent, de temps à autre, contenir des liens vers et depuis d’autres sites, qui auront leurs propres politiques de confidentialité pour lesquelles nous déclinons toute responsabilité ou n’acceptons aucune obligation. Veuillez vérifier ces politiques avant de soumettre toute donnée personnelle à ces sites Web.

4. Postulants

(Ce paragraphe ne s’applique pas aux linguistes, veuillez vous référer à la section 5)

4.1 Pourquoi collectons-nous vos données personnelles ?

La société collecte vos données personnelles afin de faire avancer le processus de recrutement.

Les « données personnelles » (ou informations personnelles) désignent toute information concernant une personne à partir de laquelle cette dernière peut être identifiée, soit uniquement à partir des de ladite information, soit avec d’autres informations en notre possession.

4.2 Quelles données personnelles collectons-nous à votre sujet et comment procédons-nous ?

Dans le cadre de notre processus de recrutement, la société collecte et traite les données personnelles des postulants. La société s’engage à être transparente sur la manière dont elle collecte et utilise ces données et à respecter ses obligations en ce qui concerne leur protection.

Dans le cadre de notre processus de recrutement, la société recueille une série d’informations sur les postulants. Il s’agit :

  • de votre nom, votre adresse et vos coordonnées, y compris votre adresse électronique et votre numéro de téléphone ;
  • des informations sur vos qualifications, de vos compétences, de votre expérience et de vos antécédents professionnels ;
  • des informations sur votre rémunération actuelle, y compris vos droits aux avantages sociaux ;
  • d’informations sur un potentiel handicap pour lequel la société doit procéder à des ajustements raisonnables au cours du processus de recrutement ; et
  • des informations permettant de vérifier votre identité et votre droit de travailler au Royaume-Uni.

La société peut recueillir ces informations de diverses manières. Par exemple, les informations peuvent être recueillies sur les formulaires de candidature, les CV, le passeport ou d’autres documents d’identité, ou pendant l’entretien ou d’autres formes d’évaluation.

Si un emploi vous est proposé à l’issue de la procédure de recrutement, nous vous demanderons d’autres données personnelles, dont les détails figurent dans notre avis de confidentialité des données relatives aux employés.

Les données personnelles peuvent provenir d’informations que vous avez publiées sur des sites d’offres d’emploi ou des sites de médias sociaux tels que LinkedIn, où vous avez déclaré être à la recherche d’un emploi.

La société peut également recueillir vos données personnelles auprès de tiers, notamment des références fournies par d’anciens employeurs, des informations provenant de fournisseurs de vérifications d’antécédents professionnels et celles provenant de vérifications de casiers judiciaires. La société ne demandera des informations à des tiers qu’une fois qu’une offre d’emploi vous aura été faite et vous en informera.

4.3 Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

La société doit traiter des données afin de prendre des mesures à votre demande avant de conclure un contrat avec vous. Elle peut également traiter vos données afin de vous engager.

Dans certains cas, la société doit traiter des données pour s’assurer qu’elle se conforme à ses obligations légales. Par exemple, elle est tenue de vérifier l’admissibilité d’un candidat retenu à travailler au Royaume-Uni avant le début de son emploi.

La société a un intérêt légitime à traiter les données personnelles au cours du processus de recrutement et à conserver des traces dudit processus. Le traitement des données des candidats lui permet de gérer le processus de recrutement, d’évaluer et de confirmer l’aptitude d’un candidat à un emploi et de décider à qui en proposer un. La société peut également devoir de traiter les données des candidats à l’emploi afin d’apporter une réponse et se défendre contre des actions en justice.

La société peut traiter des catégories particulières de données, telles que des informations sur l’origine ethnique, l’orientation sexuelle, la religion ou les convictions, afin de contrôler les statistiques de recrutement. Elle peut également recueillir des informations sur le fait que les candidats sont ou non handicapés afin de procéder à des ajustements raisonnables pour ceux qui le sont. La société traite ces informations pour s’acquitter de ses obligations et exercer ses droits spécifiques en matière de recrutement.

Pour certains postes, l’entreprise est obligée de demander des informations sur le casier judiciaire et les infractions. Lorsque la société demande ces informations, elle le fait parce qu’elles sont nécessaires à l’exécution de ses obligations et à l’exercice de ses droits spécifiques en matière de recrutement. Si votre candidature est rejetée, la société peut conserver vos données personnelles dans ses dossiers au cas où des opportunités d’emploi futures vous conviendraient. La société vous demande votre consentement avant de conserver vos données à cette fin et vous êtes libre de retirer votre consentement à tout moment.

4.4 Avec qui vos données personnelles sont-elles partagées ?

Vos informations peuvent être partagées en interne aux fins de l’exercice de recrutement. Il s’agit notamment des membres de l’équipe chargée des ressources humaines et du recrutement, des personnes chargées des entretiens dans le cadre du processus de recrutement, des responsables du secteur d’activité concerné par le poste vacant et du personnel informatique si l’accès aux données est nécessaire à l’exercice de leurs fonctions.

Nous partagerons également vos données avec les tiers indiqués ci-dessous :

  • les membres de notre groupe, c’est-à-dire nos filiales, telles que définies dans la section 1159 de la loi britannique de 2006 sur les sociétés (UK Companies Act 2006/voir l’annexe A) ;
  • si nous avons l’obligation de divulguer ou de partager vos données personnelles afin de nous conformer à toute obligation légale, ou afin de faire respecter ou d’appliquer nos conditions générales ou nos conditions d’utilisation ;
  • dans le cas où nous vendons ou achetons une entreprise ou des actifs, auquel cas nous pouvons divulguer vos données personnelles au vendeur ou à l’acheteur potentiel ; ou
  • si nous ou la quasi-totalité de nos actifs sommes acquis par un tiers, auquel cas les données personnelles que nous détenons seront l’un des actifs transférés.
  • Nos auditeurs qui veillent à ce que nous maintenions nos normes ISO.

Nous partagerons vos données personnelles avec d’autres entités de notre groupe dans le cadre de nos activités régulières d’établissement de rapports sur les performances de la société, dans le contexte d’une réorganisation de l’entreprise ou d’un exercice de restructuration du groupe, pour l’assistance à la maintenance du système et l’hébergement de données.

La société ne partagera pas vos données avec d’autres tiers, sauf si votre demande d’emploi est acceptée et qu’elle vous fait une offre d’emploi. La société partagera ensuite vos données avec d’anciens employeurs pour obtenir des références pour vous, des fournisseurs de vérification des antécédents professionnels pour obtenir les vérifications des antécédents nécessaires et le service de divulgation et d’interdiction pour obtenir les vérifications de casier judiciaire nécessaires. Ceux-ci s’ajoutent aux autres organisations telles que définies dans notre avis de confidentialité des employés.

En outre, si vous avez besoin d’ajustements raisonnables dans votre rôle, il serait nécessaire de contacter un fournisseur externe pour vous aider à comprendre votre situation et à obtenir tout équipement spécialisé. Aucun tiers ne sera contacté sans votre consentement. Les tiers peuvent inclure la santé au travail, l’accès au travail, etc. La société ne transférera pas vos données en dehors de l’Espace économique européen.

4.5 Changement de finalité

Nous n’utiliserons vos informations personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, sauf si nous considérons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec la finalité initiale. Si nous devons utiliser vos informations personnelles à d’autres fins, nous vous en informerons et nous expliquerons la base légale qui nous permet de le faire.

4.6 Stockage de vos données personnelles

Si votre demande d’emploi est rejetée, la société conserve vos données dans son dossier pendant 3 mois après la fin du processus de recrutement concerné. Si vous autorisez à la société de conserver vos données personnelles dans ses dossiers, elle les conserve pendant 3 mois supplémentaires pour examen en vue de futures possibilité d’emploi. À la fin de cette période, ou si vous annulez votre consentement avant cette date, vos données sont supprimées ou détruites.

Si vous êtes recruté, les données à caractère personnel recueillies au cours du processus de recrutement sont transférées dans votre dossier personnel et conservées pendant la durée de votre contrat. Les périodes pendant lesquelles vos données sont conservées vous sont communiquées dans un nouvel avis de confidentialité.

Les données sont stockées dans différents emplacements, notamment dans votre dossier de candidature, dans les systèmes de gestion des RH et dans d’autres systèmes informatiques (y compris le courrier électronique).

4.7 Protection de vos données personnelles

Nous prendrons toutes les dispositions raisonnablement nécessaires pour garantir que vos données sont traitées en toute sécurité et conformément à la présente politique, comme le système de gestion de la sécurité de l’information ISO27001 (2013) et le programme Cyber essentials Plus. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de celles transmises à notre site Web. Toute transmission se fait à vos propres risques.

Tous nos prestataires de services tiers et autres entités du groupe sont tenus de prendre des mesures de sécurité convenables pour protéger vos données personnelles conformément à nos politiques. Nous exigeons de ces tiers qu’ils traitent vos données personnelles conformément à la législation sur la protection des données et qu’ils en assurent la confidentialité. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles pour leurs intérêt personnel. Nous leur permettons uniquement de les traiter à des fins spécifiques et conformément à nos instructions.

La société prend au sérieux la sécurité de vos données. elle a mis en place des politiques et des contrôles internes pour s’assurer que vos données ne sont pas perdues, accidentellement détruites, mal utilisées ou divulguées, et qu’elles ne sont pas accessibles, sauf par nos employés dans le cadre de l’exercice adéquat de leurs fonctions. De plus amples informations sont disponibles dans la politique de sécurité de l’information, la coordination de la sécurité de l’information, la politique de gestion de l’accès des utilisateurs et la politique de développement sécurisé de la société.

4.8 Vos droits

En tant que personne concernée, vous disposez de certains droits. Vous pouvez :

  • demander l’accès à vos données personnelles (communément appelé « demande d’accès de la personne concernée »). Cela vous permet de recevoir une copie de vos données personnelles en notre possession et de vérifier que nous les traitons légalement ;
  • demander la correction de vos données personnelles en notre disposition. Cela vous permet de faire corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet ;
  • demander la suppression de vos données personnelles. Vous pouvez ainsi nous demander d’effacer ou de supprimer des données personnelles lorsque nous n’avons aucune raison valable de les conserver. Vous avez également le droit de nous demander d’effacer ou de supprimer vos données personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous) ;
  • demander la restriction du traitement de vos données personnelles. Ainsi, vous pouvez nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles, par exemple si vous voulez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement ;
  • demander le transfert de vos données personnelles à une autre partie.

Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer l’un des autres droits ci-dessus). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande d’accès est clairement infondée ou excessive. Nous pouvons également refuser de donner suite à la demande dans de telles circonstances.

Si vous pensez que la société n’a pas respecté vos droits en matière de protection des données, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information.

4.9 Que se passe-t-il si vous ne fournissez pas de données personnelles ?

Vous n’êtes soumis à aucune obligation légale ou contractuelle de fournir des données à la société au cours du processus de recrutement. Toutefois, si vous ne le faites pas, la société peut ne pas être en mesure de traiter votre candidature selon les normes ou pas du tout.

4.10 Prise de décision automatisée

Les processus de recrutement ne sont pas fondés uniquement sur une prise de décision automatisée.

5. Linguistes indépendants

(Ce point ne s’applique pas aux employés de thebigword)

5.1 Pourquoi collectons-nous vos données personnelles ?

La société collecte vos données personnelles afin de faire avancer le processus d’engagement des linguistes.

Les « données personnelles » (ou informations personnelles) désignent toute information concernant une personne à partir de laquelle cette dernière peut être identifiée, soit uniquement à partir des de ladite information, soit avec d’autres informations en notre possession.

5.2 Quelles données personnelles collectons-nous à votre sujet et comment procédons-nous ?

Dans le cadre de notre processus d’engagement des linguistes, la société collecte et traite des données personnelles le cas échéant. La société s’engage à être transparente sur la manière dont elle collecte et utilise ces données et à respecter ses obligations en ce qui concerne leur protection. Dans le cadre de notre processus d’engagement de linguistes, la société recueille une série d’informations vous concernant. Il s’agirait (sans limitation) :

  • de votre nom, votre adresse et vos coordonnées, y compris votre adresse électronique et votre numéro de téléphone ;
  • des informations sur vos qualifications, taux de rémunération, spécialités, langues, sexe, dates d’obtention du diplôme universitaire, expérience et antécédents professionnels ;
  • des informations permettant de vérifier votre identité et votre droit de travailler dans le pays de résidence ;
  • de votre photo qui nous permettrait de vous fournir un kit d’identification.

La société peut recueillir ces informations de diverses manières. Par exemple, les informations peuvent être recueillies sur les formulaires de candidature, les CV, le passeport ou d’autres documents d’identité, ou pendant l’entretien ou d’autres formes d’évaluation.

Les données personnelles peuvent provenir des informations que vous avez publiées sur des sites d’offres d’emploi ou de médias sociaux tels que LinkedIn, où vous avez déclaré être actuellement disponible pour travailler. La société peut également collecter vos données personnelles auprès de tiers, afin de procéder à des vérifications d’antécédents. Les vérifications des antécédents (telles que les copies des vérifications DBS), les informations de vérification d’identité (telles qu’une copie et un numéro de passeport, la date d’expiration et le pays de résidence, le permis de conduire ou la carte d’identité), une preuve d’adresse et des références. Les vérifications des antécédents et de l’identité que nous effectuons (sauf si elles sont soumises à des exigences spécifiques du client, comme expliqué ci-dessous) peuvent impliquer les vérifications de la norme de base sur la sécurité du personnel (Baseline Personnel Security Standard/BPSS) (pour en savoir plus, consulter le site https://www.gov.uk/government/publications/government-baseline-personnel-security-standard). La société effectue ces contrôles, car elle travaille régulièrement avec des organismes gouvernementaux qui les exigent et elle est contractuellement tenue de le faire.

5.3 Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous (la société) collectons vos données personnelles en temps opportun :

  • afin de conclure et/ou d’exécuter nos conditions d’engagement avec vous ;
  • pour poursuivre nos intérêts légitimes ou ceux de tiers, tels que nos clients, à condition que vos intérêts et vos droits fondamentaux ne prévalent pas sur lesdits intérêts ;
  • pour remplir nos obligations légales ; et/ou
  • avec votre consentement.

Nous avons besoin de ces informations pour vous recruter en tant que linguiste. Sans elles, nous ne pourrons pas vous ajouter à notre liste de linguistes approuvés. Dans certains cas, nous pouvons également effectuer (lorsque cela est requis par nos clients ou autrement nécessaire) des vérifications d’habilitation de sécurité renforcées que nous utiliserons pour évaluer votre aptitude avant de vous recruter en tant que linguiste et vous confier les tâches de nos clients. Si de tels contrôles sont nécessaires, nous vous informerons que nous avons l’intention d’en effectuer à votre sujet. Si vous ne répondez pas aux exigences des contrôles renforcés d’habilitation de sécurité, vous pourriez ne pas être recruté en tant que linguiste pour certains clients, mais cela n’affectera pas votre aptitude pour tout engagement futur potentiel avec d’autres clients.

5.4 Avec qui vos données personnelles sont-elles partagées ?

Vos informations peuvent être partagées en interne aux fins de l’exercice d’engagement.

Nous partagerons également vos données avec les tiers indiqués ci-dessous :

  • les membres de notre groupe, c’est-à-dire nos filiales, telles que définies dans la section 1159 de la loi britannique de 2006 sur les sociétés (UK Companies Act 2006/voir l’annexe A) ;
  • si nous avons l’obligation de divulguer ou de partager vos données personnelles afin de nous conformer à toute obligation légale, ou afin de faire respecter ou d’appliquer nos conditions générales ou nos conditions d’utilisation ;
  • une société de formation qui, selon nous, est en mesure de vous aider à obtenir une qualification et/ou de vous proposer des cours qui peuvent vous intéresser ;
  • dans le cas où nous vendons ou achetons une entreprise ou des actifs, auquel cas nous pouvons divulguer vos données personnelles au vendeur ou à l’acheteur potentiel ; ou
  • si nous ou la quasi-totalité de nos actifs sont acquis par un tiers, auquel cas les données personnelles que nous détenons feront partie des actifs transférés ;
  • nos auditeurs qui veillent à ce que nous maintenions nos normes ISO.
  • nos clients ou clients potentiels.

Nous partagerons vos données personnelles avec d’autres entités de notre groupe dans le cadre de nos activités régulières d’établissement de rapports sur les performances de la société, dans le contexte d’une réorganisation de l’entreprise ou d’un exercice de restructuration du groupe, pour l’assistance à la maintenance du système et l’hébergement de données.

La société ne partagera pas vos données avec d’autres tiers, sauf si votre candidature est retenue. La société partagera ensuite vos données avec d’anciens employeurs pour obtenir des références pour vous, des fournisseurs de vérification des antécédents professionnels pour obtenir les vérifications des antécédents nécessaires et le service de divulgation et d’interdiction pour obtenir les vérifications de casier judiciaire nécessaires. Ceux-ci s’ajoutent aux autres organisations telles que définies dans nos contrats de service. La société ne transférera pas vos données en dehors de l’Espace économique européen.

5.5 Changement de finalité

Nous n’utiliserons vos informations personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, sauf si nous considérons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec la finalité initiale. Si nous devons utiliser vos informations personnelles à d’autres fins, nous vous en informerons et nous expliquerons la base légale qui nous permet de le faire.

5.6 Stockage de vos données personnelles

Si votre candidature pour devenir linguiste indépendant est rejetée, la société conserve vos données dans son dossier pendant 3 mois à compter du processus d’engagement concerné. Si vous autorisez à la société de conserver vos données personnelles dans ses dossiers, elle les conserve pendant une période supplémentaire en vue de futures possibilités d’emploi. À la fin de cette période, ou si vous annulez votre consentement avant cette date, vos données sont supprimées ou détruites.

Si votre candidature au poste de linguiste indépendant est acceptée, les données personnelles collectées au cours du processus d’engagement sont transférées dans votre dossier et conservées pendant votre période d’activité en tant que linguiste autorisé.

Nous conserverons vos données tant que votre contrat avec nous reste en vigueur. À la fin de cette période, vos données sont supprimées ou détruites.

Les données seront stockées à différents endroits, notamment dans votre dossier de candidature, dans les systèmes de gestion de linguistes et dans d’autres systèmes informatiques (y compris le courrier électronique).

5.7 Protection de vos données personnelles

Nous prendrons toutes les dispositions raisonnablement nécessaires pour garantir que vos données sont traitées en toute sécurité et conformément à la présente politique, comme le système de gestion de la sécurité de l’information ISO27001 (2013) et le programme Cyber essentials Plus. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de celles transmises à notre site Web. Toute transmission se fait à vos propres risques.

Tous nos prestataires de services tiers et autres entités du groupe sont tenus de prendre des mesures de sécurité convenables pour protéger vos données personnelles conformément à nos politiques. Nous exigeons de ces tiers qu’ils traitent vos données personnelles conformément à la législation sur la protection des données et qu’ils en assurent la confidentialité. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles pour leurs intérêt personnel. Nous leur permettons uniquement de les traiter à des fins spécifiques et conformément à nos instructions. La société prend au sérieux la sécurité de vos données. elle a mis en place des politiques et des contrôles internes pour s’assurer que vos données ne sont pas perdues, accidentellement détruites, mal utilisées ou divulguées, et qu’elles ne sont pas accessibles, sauf par nos employés dans le cadre de l’exercice adéquat de leurs fonctions. De plus amples informations sont disponibles dans la politique de sécurité de l’information, la coordination de la sécurité de l’information, la politique de gestion de l’accès des utilisateurs et la politique de développement sécurisé de la société.

5.8 Vos droits

En tant que personne concernée, vous disposez de certains droits. Vous pouvez :

  • demander l’accès à vos données personnelles (communément appelé « demande d’accès de la personne concernée »). Cela vous permet de recevoir une copie de vos données personnelles en notre possession et de vérifier que nous les traitons légalement ;
  • demander la correction de vos données personnelles en notre disposition. Cela vous permet de faire corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet ;
  • demander la suppression de vos données personnelles. Vous pouvez ainsi nous demander d’effacer ou de supprimer des données personnelles lorsque nous n’avons aucune raison valable de les conserver. Vous avez également le droit de nous demander d’effacer ou de supprimer vos données personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous) ;
  • demander la restriction du traitement de vos données personnelles. Ainsi, vous pouvez nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles, par exemple si vous voulez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement ;
  • demander le transfert de vos données personnelles à une autre partie.

Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer l’un des autres droits ci-dessus). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande d’accès est clairement infondée ou excessive. Nous pouvons également refuser de donner suite à la demande dans de telles circonstances.

Si vous pensez que la société n’a pas respecté vos droits en matière de protection des données, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information.

5.9 Que se passe-t-il si vous ne fournissez pas de données personnelles ?

Vous n’êtes soumis à aucune obligation légale ou contractuelle de fournir des données à la société au cours du processus d’engagement. Toutefois, si vous ne le faites pas, la société peut ne pas être en mesure de traiter votre candidature selon les normes ou pas du tout.

6. Agences

6.1 Pourquoi collectons-nous vos données personnelles ?

La société collecte des données personnelles vous concernant ou concernant ceux qui fournissent des services en votre nom afin de progresser dans le processus d’engagement d’agences.

Sauf indication contraire expresse dans la présente politique, « vous » ou « votre » comprend vos employés, agents et sous-traitants et, dans le cas d’une société, vos administrateurs, actionnaires, dirigeants, employés, gestionnaires, membres, partenaires, mandants et sociétés associées ou affiliées ; si vous n’êtes pas une société, alors votre personnel ou vos entités occupant des positions similaires.

Les « données personnelles » (ou informations personnelles) désignent toute information concernant une personne à partir de laquelle cette dernière peut être identifiée, soit uniquement à partir des de ladite information, soit avec d’autres informations en notre possession.

6.2 Quelles données personnelles collectons-nous à votre sujet et comment procédons-nous ?

Dans le cadre de notre processus d’engagement d’une agence, la société collecte et traite des données à caractère personnel le cas échéant. La société s’engage à être transparente sur la manière dont elle collecte et utilise ces données et à respecter ses obligations en ce qui concerne leur protection. Dans le cadre de notre processus d’engagement d’agences la société recueille une série d’informations sur l’agence concernée. Il s’agirait (sans limitation) :

  • de votre nom, votre adresse et vos coordonnées, y compris votre adresse électronique et votre numéro de téléphone ;
  • des informations sur vos qualifications, taux de rémunération, spécialités, langues, sexe, dates d’obtention du diplôme universitaire, expérience et antécédents professionnels ;
  • des informations permettant de vérifier votre identité et votre droit de travailler dans le pays de résidence ;
  • de votre photo qui nous permettrait de vous fournir un kit d’identification.

La société peut recueillir ces informations de diverses manières. Par exemple, les informations peuvent être recueillies sur les formulaires de candidature, les CV, le passeport ou d’autres documents d’identité, ou pendant l’entretien ou d’autres formes d’évaluation.

Les données personnelles peuvent provenir des informations que vous avez publiées sur des sites d’offres d’emploi ou de médias sociaux tels que LinkedIn, où vous avez déclaré être actuellement disponible pour travailler.

La société peut également collecter vos données personnelles auprès de tiers, afin de procéder à des vérifications d’antécédents. Les vérifications des antécédents (telles que les copies des vérifications DBS), les informations de vérification d’identité (telles qu’une copie et un numéro de passeport, la date d’expiration et le pays de résidence, le permis de conduire ou la carte d’identité), une preuve d’adresse et des références. Les vérifications des antécédents et de l’identité que nous effectuons (sauf si elles sont soumises à des exigences spécifiques du client, comme expliqué ci-dessous), peuvent impliquer les vérifications de la norme de base sur la sécurité du personnel (Baseline Personnel Security Standard/BPSS) (pour en savoir plus, consulter le site https://www.gov.uk/government/publications/government-baseline-personnel-security-standard). La société effectue ces contrôles, car elle travaille régulièrement avec des organismes gouvernementaux qui les exigent et elle est contractuellement tenue de le faire.

6.3 Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous (la société) collectons vos données personnelles en temps opportun :

  • afin de conclure et/ou d’exécuter nos conditions d’engagement avec vous ;
  • pour poursuivre nos intérêts légitimes ou ceux de tiers, tels que nos clients, à condition que vos intérêts et vos droits fondamentaux ne prévalent pas sur lesdits intérêts ;
  • pour remplir nos obligations légales ; et/ou
  • avec votre consentement.

Nous avons besoin de ces informations pour vous engager en tant qu’agence. Sans elles, nous ne pourrons pas vous ajouter à notre liste d’agences approuvées. Dans certains cas, nous pouvons également effectuer (à la demande de nos clients ou en temps opportun) des vérifications approfondies d’habilitation de sécurité que nous utiliserons pour évaluer votre aptitude avant de vous engager en tant qu’agence et pour vous engager à traiter les tâches de nos clients. Si de tels contrôles sont nécessaires, nous vous informerons que nous avons l’intention d’en effectuer à votre sujet. Si vous ne répondez pas aux exigences des contrôles renforcés d’habilitation de sécurité, vous pourriez ne pas être recruté comme agence pour certains clients, mais cela n’affectera pas votre aptitude pour tout engagement futur potentiel avec d’autres clients.

6.4 Avec qui vos données personnelles sont-elles partagées ?

Vos informations peuvent être partagées en interne aux fins de l’exercice d’engagement.

Nous partagerons également vos données avec les tiers indiqués ci-dessous :

  • les membres de notre groupe, c’est-à-dire nos filiales, telles que définies dans la section 1159 de la loi britannique de 2006 sur les sociétés (UK Companies Act 2006/voir l’annexe A) ;
  • si nous avons l’obligation de divulguer ou de partager vos données personnelles afin de nous conformer à toute obligation légale, ou afin de faire respecter ou d’appliquer nos conditions générales ou nos conditions d’utilisation ;
  • une société de formation qui, selon nous, est en mesure de vous aider à obtenir une qualification et/ou de vous proposer des cours qui peuvent vous intéresser ;
  • dans le cas où nous vendons ou achetons une entreprise ou des actifs, auquel cas nous pouvons divulguer vos données personnelles au vendeur ou à l’acheteur potentiel ; ou
  • si nous ou la quasi-totalité de nos actifs sont acquis par un tiers, auquel cas les données personnelles que nous détenons feront partie des actifs transférés ;
  • nos auditeurs qui veillent à ce que nous maintenions nos normes ISO.
  • nos clients ou clients potentiels.

Nous partagerons vos données personnelles avec d’autres entités de notre groupe dans le cadre de nos activités régulières d’établissement de rapports sur les performances de la société, dans le contexte d’une réorganisation de l’entreprise ou d’un exercice de restructuration du groupe, pour l’assistance à la maintenance du système et l’hébergement de données. La société ne partagera pas vos données avec d’autres tiers, sauf si votre candidature est retenue. La société partagera ensuite vos données afin d’obtenir des références pour vous, des fournisseurs de vérifications d’antécédents afin d’obtenir les vérifications d’antécédents nécessaires et le Disclosure and Barring Service (Service de divulgation et d’interdiction) afin d’obtenir les vérifications de casier judiciaire nécessaires. Ceux-ci s’ajoutent aux autres organisations telles que définies dans nos contrats de service. La société ne transférera pas vos données en dehors de l’Espace économique européen.

6.5 Changement de finalité

Nous n’utiliserons vos informations personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons collectées, sauf si nous considérons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison et que cette raison est compatible avec la finalité initiale. Si nous devons utiliser vos informations personnelles à d’autres fins, nous vous en informerons et nous expliquerons la base légale qui nous permet de le faire.

6.6 Stockage de vos données personnelles

Si votre candidature pour devenir une agence est rejetée, la société conserve vos données dans son dossier pendant 3 mois à compter du processus d’engagement concerné. Si vous autorisez à la société de conserver vos données personnelles dans ses dossiers, elle les conserve pendant une période supplémentaire en vue de futures possibilités d’emploi. À la fin de cette période, ou si vous annulez votre consentement avant cette date, vos données sont supprimées ou détruites.

Si votre candidature pour devenir une agence est acceptée, les données personnelles collectées au cours du processus d’engagement sont transférées dans votre dossier et conservées pendant votre temps d’activité en tant qu’agence autorisée.

Nous conserverons vos données tant que votre contrat avec nous reste en vigueur. À la fin de cette période, vos données sont supprimées ou détruites.

Les données sont stockées à différents endroits, notamment dans votre dossier de candidature, dans les systèmes de gestion de l’agence et dans d’autres systèmes informatiques (y compris le courrier électronique).

6.7 Protection de vos données personnelles

Nous prendrons toutes les dispositions raisonnablement nécessaires pour garantir que vos données sont traitées en toute sécurité et conformément à la présente politique, comme le système de gestion de la sécurité de l’information ISO27001 (2013) et le programme Cyber essentials Plus. Bien que nous fassions de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité de celles transmises à notre site Web. Toute transmission se fait à vos propres risques.

Tous nos prestataires de services tiers et autres entités du groupe sont tenus de prendre des mesures de sécurité convenables pour protéger vos données personnelles conformément à nos politiques. Nous exigeons de ces tiers qu’ils traitent vos données personnelles conformément à la législation sur la protection des données et qu’ils en assurent la confidentialité. Nous n’autorisons pas nos prestataires de services tiers à utiliser vos données personnelles pour leurs intérêts personnels. Nous leur permettons uniquement de les traiter à des fins spécifiques et conformément à nos instructions.

La société prend au sérieux la sécurité de vos données. elle a mis en place des politiques et des contrôles internes pour s’assurer que vos données ne sont pas perdues, accidentellement détruites, mal utilisées ou divulguées, et qu’elles ne sont pas accessibles, sauf par nos employés dans le cadre de l’exercice adéquat de leurs fonctions. De plus amples informations sont disponibles dans la politique de sécurité de l’information, la coordination de la sécurité de l’information, la politique de gestion de l’accès des utilisateurs et la politique de développement sécurisé de la société.

6.8 Vos droits

En tant que personne concernée, vous disposez de certains droits. Vous pouvez :

  • demander l’accès à vos données personnelles (communément appelé « demande d’accès de la personne concernée »). Cela vous permet de recevoir une copie de vos données personnelles en notre possession et de vérifier que nous les traitons légalement ;
  • demander la correction de vos données personnelles en notre disposition. Cela vous permet de faire corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons à votre sujet ;
  • demander la suppression de vos données personnelles. Vous pouvez ainsi nous demander d’effacer ou de supprimer des données personnelles lorsque nous n’avons aucune raison valable de les conserver. Vous avez également le droit de nous demander d’effacer ou de supprimer vos données personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d’opposition au traitement (voir ci-dessous) ;
  • demander la restriction du traitement de vos données personnelles. Ainsi, vous pouvez nous demander de suspendre le traitement de vos données personnelles, par exemple si vous voulez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement ;
  • demander le transfert de vos données personnelles à une autre partie.

Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer l’un des autres droits ci-dessus). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande d’accès est clairement infondée ou excessive. Nous pouvons également refuser de donner suite à la demande dans de telles circonstances.

Si vous pensez que la société n’a pas respecté vos droits en matière de protection des données, vous pouvez déposer une plainte auprès du Commissaire à l’information.

6.9 Que se passe-t-il si vous ne fournissez pas de données personnelles ?

Vous n’êtes soumis à aucune obligation légale ou contractuelle de fournir des données à la société au cours du processus d’engagement. Toutefois, si vous ne le faites pas, la société peut ne pas être en mesure de traiter votre candidature selon les normes ou pas du tout.

7. Nous contacter

Si vous avez des questions, des commentaires ou des demandes concernant la présente politique ou si vous souhaitez exercer l’un de vos droits énoncés ci-dessus, vous pouvez nous contacter comme suit :

  • par courrier électronique au responsable de la protection des données de thebigword – DPO@thebigword.com ;
  • par téléphone au 0870 748 8000 ; ou
  • par la poste à l’adresse The Compliance Team, thebigword, Link Up House, Ring Rd, Leeds LS12 6AB.