Politique de confidentialité

The Big Word Group Limited (« nous », ou « notre ») s’engage à protéger et respecter votre vie privée.

La présente Politique (ainsi que nos Conditions Générales), nos Conditions d’utilisation, notre Politique d’Utilisation des Cookies) et tout autre document auquel il est fait référence dans celle-ci) définit la base selon laquelle toutes données personnelles que nous recueillons auprès de vous, ou que vous nous fournissez, sur www.thebigword.com (notre « Site Internet ») seront traitées par nous.

Les « Données Personnelles » (ou informations personnelles) désignent toutes informations sur une personne qui permettent d’identifier cette personne, que ce soit à partir de ces informations uniquement, ou en association avec d’autres informations que nous détenons.

Nous serons le responsable du traitement des données personnelles que vous nous fournissez ou qui sont recueillies par nous par l’intermédiaire de notre Site Internet. Cela signifie que nous sommes chargés de décider comment nous conservons et utilisons les informations qui vous concernent, et que nous sommes tenus de vous informer des informations contenues dans la présente Politique de Confidentialité (la « Politique »). Il est important que vous consultiez la présente Politique pour savoir comment et pourquoi nous utiliserons ces informations, et comment nous les traiterons.

1. Pourquoi avoir une politique de confidentialité ?

Les informations qui identifient ou peuvent être utilisées pour identifier une personne sont appelées « données personnelles ». Toutes les organisations qui traitent des données personnelles doivent le faire équitablement, légalement et en accord avec les lois de protection des données en vigueur. Cela inclut l’obligation pour nous de vous dire comment nous utiliserons vos données personnelles. Nous prenons toutes nos obligations légales au sérieux, et faisons le nécessaire pour garantir la conformité quand nous stockons et traitons vos données personnelles.

2. Politique de confidentialité de notre site Internet

2.1 Pourquoi recueillons-nous des données personnelles sur vous ?

La Société recueillera des données personnelles sur vous pour assurer un service, répondre à une question ou accéder à la demande d’un Client conformément à ses obligations. Si vous ne fournissez pas ces informations, nous ne serons pas en mesure de vous fournir les informations demandées ou répondre à votre question.

Les « Données Personnelles » (ou informations personnelles) désignent toutes informations sur une personne qui permettent d’identifier cette personne, que ce soit à partir de ces informations uniquement, ou en association avec d’autres informations que nous détenons.

2.2 Quelles données personnelles recueillons-nous sur vous, et comment ?

Nous pouvons recueillir les informations suivantes sur vous :

  • vos coordonnées, telles que vos nom, société, emploi, numéro de téléphone, adresse e-mail et pays de résidence.

Nous recueillons vos données personnelles de différentes manières, notamment :

  • si vous nous contactez sur notre Site Internet, lorsque vous remplissez des formulaires par exemple. Si vous nous contactez par e-mail, nous recueillerons les données personnelles que vous nous fournissez ;
  •  si vous commandez l’un de nos services, y compris si vous créez un compte chez nous ;
  • si vous effectuez des paiements ou modifiez les détails de votre compte ;lorsque vous consultez nos sites Internet (par exemple via les cookies, votre adresse IP et d’autres informations générées par le navigateur). De plus amples informations sont fournies par notre Politique d’Utilisation des Cookies.

2.3 Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous utiliserons ces données personnelles afin de : (i) vous fournir toute information ou tout service que vous nous demandez ; (ii) traiter votre question ; ou (iii) proposer des services de paiement par carte de crédit à travers nos portails web.

Dans la plupart des cas, la fourniture de vos données personnelles est volontaire. Toutefois, si vous nous demandez des informations, nous ne pourrons pas vous fournir ces informations ou répondre à votre question sans obtenir préalablement certaines informations de base auprès de vous, telles que vos nom et coordonnées. Si vous ne fournissez pas ces informations, nous ne serons pas en mesure de vous fournir les informations demandées ou de répondre à votre question.

Si vous nous commandez des services par l’intermédiaire de notre Site Internet, vous devrez d’abord créer un compte, ce qui vous obligera à nous donner votre nom et votre adresse e-mail. Nous ne serons pas en mesure de vous fournir nos services sans ces informations.

Si vous nous avez fait part de vos commentaires, nous pouvons nous appuyer sur ces commentaires pour améliorer notre Site Internet et/ou les services que nous fournissons.

Il est dans notre intérêt légitime de traiter vos données personnelles de la sorte, car il est nécessaire de répondre à votre demande ou votre question, de vous fournir nos services et d’améliorer notre Site Internet et nos services.

Nous pouvons également utiliser vos données personnelles pour vous fournir des informations sur les services susceptibles de vous intéresser. À moins qu’il soit dans notre intérêt légitime d’utiliser vos données personnelles pour vous fournir ces informations, nous demanderons votre consentement avant de le faire.

Vous pouvez nous demander de cesser d’utiliser vos données personnelles à des fins publicitaires à tout moment en nous contactant aux coordonnées indiquées à la fin de la présente Politique de Confidentialité.

Nous ne prendrons aucune décision exclusivement automatisée à l’aide de vos données personnelles.

2.4 Avec qui sont partagées vos données personnelles ?

Nous divulguerons ces informations à des tierces parties sélectionnées à qui nous faisons appel pour nous aider à faire fonctionner notre Site Internet et nos services, y compris :

  • Nos services de messagerie tiers « Constant Contact » et « Click Dimensions », qui envoient des e-mails promotionnels pour nous. Constant Contact traite les données personnelles aux États-Unis. Toutefois, il a obtenu la certification du bouclier de protection des données UE-États-Unis, qui l’oblige à protéger les données en accord avec les principes du bouclier de protection des données. https://www.constantcontact.com/uk/legal/privacy-statement Click Dimensions est hébergé entièrement dans Microsoft Azure. De plus amples détails sur la sécurité sont disponibles ici : http://clickdimensions.com/ De plus amples détails sur leur certification au bouclier de protection des données sont consultables sur https://www.privacyshield.gov/list ;

Nos prestataires d’analytique et de moteur de recherche qui nous assistent dans l’amélioration et l’optimisation de notre Site Internet.

Nous partagerons également vos données avec les tierces parties suivantes :

  • tout membre de notre groupe, à savoir nos filiales au sens de la section 1159 du UK Companies Act 2006 (énumérées à l’Annexe A) ;
  • si nous sommes tenus de divulguer ou partager vos données personnelles pour satisfaire à une obligation légale, ou pour appliquer nos Conditions Générales ou nos Conditions d’Utilisation ;
  • si nous cédons ou acquérons une société ou un actif, auquel cas nous pouvons divulguer vos données personnelles au futur vendeur ou acquéreur ; ou
  • si nous, ou une part significative de nos actifs, sommes rachetés par une tierce partie, auquel cas les données personnelles que nous détenons ferons partie des actifs transférés.

Nous conclurons des accords avec lesdites tierces parties pour garantir qu’elles respectent la sécurité de vos données et ne les utilisent que conformément aux lois de protection des données.

2.5 Changement d’objectif d’utilisation

Nous n’utiliserons vos données personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons recueillies, sauf si nous considérons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison, et que cette raison est compatible avec l’objectif original. Si nous devons utiliser vos informations personnelles pour un objectif sans rapport, nous vous avertirons et expliquerons les bases juridiques qui nous autorisent à le faire.

2.6 Stockage de vos données personnelles

Nous ne conserverons vos données que pendant la durée nécessaire pour nous permettre d’accomplir le ou les objectifs pertinents pour lesquels elles ont été recueillies, tels qu’indiqués ci- avant dans la présente Politique, et pendant la durée pendant laquelle nous sommes tenus de les conserver en vertu de la loi et de nos intérêts commerciaux légitimes.

2.7 Protection de vos données personnelles

Nous prendrons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour garantir que vos données sont traitées de façon sécurisée et en accord avec la présente Politique, telles que la certification ISO27001 (2013) Systèmes de gestion de sécurité de l’information et le plan Cyber Essentials Plus. Bien que nous ferons de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des données personnelles transmises à notre Site Internet. Toute transmission est à vos risques et périls.

Tous nos prestataires tiers et autres entités du groupe sont tenus de prendre les mesures de sécurité adaptées pour protéger vos données personnelles en accord avec nos politiques. Nous exigeons de ces tierces parties qu’elles traitent vos données personnelles conformément aux lois de protection des données et qu’elles les gardent confidentielles. Nous n’autorisons pas nos prestataires de service tiers à utiliser vos données personnelles pour leurs propres besoins. Nous ne les autorisons à traiter vos données personnelles que pour les besoins spécifiés, et conformément à nos instructions.

La Société prend au sérieux la sécurité de vos données. Elle met en pratique des politiques et contrôles internes pour garantir que vos données ne soient pas perdues, détruites accidentellement, détournées ou divulguées, et qu’elles soient uniquement accessibles par nos employés dans le cadre de leurs tâches. De plus amples détails sont disponibles dans la Politique de Sécurité de l’Information de la Société, la Coordination de Sécurité de l’Information, la politique de Gestion de l’Accès Utilisateur, et la Politique de Développement Sécurisé.

2.8 Vos droits

Les lois de protection des données vous donnent le droit de :

  • demander l’accès à vos informations personnelles (ou « demande d’accès de la personne concernée »). Cela vous permet de recevoir une copie des informations personnelles que nous détenons sur vous et de vérifier que nous les traitons légalement ;
  • demander la correction des informations personnelles que nous détenons sur vous. Cela vous permet de corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons sur vous ;
  • demander l’effacement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous
  • demander de supprimer ou retirer des informations personnelles lorsque nous n’avons pas de raison valable de continuer de les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou retirer vos informations personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d’objection à leur traitement (voir ci-dessous) ;
  • demander la restriction du traitement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous
  • demander de suspendre le traitement d’informations personnelles sur vous, par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement ; et
    demander une copie des données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, ou nous demander de la transférer à un autre responsable du traitement.

Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos informations personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou celui d’un tiers) et que quelque chose dans votre situation particulière vous incite à vous opposer au traitement pour ce motif.

Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer l’un des autres droits précités). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande d’accès est clairement infondée ou excessive. À défaut, nous pouvons refuser d’accéder à la demande dans de telles circonstances.

Nous pouvons avoir à vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et garantir que vous avez le droit d’accéder aux informations (ou d’exercer l’un quelconque de vos autres droits). Il s’agit d’une autre mesure de sécurité appropriée visant à garantir qu’aucune information personnelle n’est divulguée à une personne qui n’a pas le droit de la recevoir.

Notre Site Internet peut contenir ponctuellement des liens vers et émanant d’autres sites Internet qui appliquent leurs propres politiques de confidentialité, dont nous ne sommes pas responsables. Veuillez consulter ces politiques avant de soumettre toutes données personnelles à ces sites Internet.

3. Politique de confidentialité du client

3.1 Pourquoi recueillons-nous des données personnelles sur vous ?

Dans le cadre de son processus de liaison avec le client, la Société recueillera et traitera des données personnelles en lien avec la demande du Client. La Société s’engage à être transparente sur la façon dont elle recueille et utilise ces données, et à respecter ses obligations de protection des données.

Les « Données Personnelles » (ou informations personnelles) désignent toutes informations sur une personne qui permettent d’identifier cette personne, que ce soit à partir de ces informations uniquement, ou en association avec d’autres informations que nous détenons.

3.2 Quelles données personnelles recueillons-nous sur vous, et comment ?

Dans le cadre de son processus de liaison avec le client, la Société recueillera diverses informations vous concernant. Cela peut inclure :

  • vos nom, adresse et coordonnées, y compris vos adresse e-mail et numéro de téléphone ;
  • vos rôle, fonction, position dans l’organisation du Client.

Les données personnelles peuvent être récoltées à travers les informations que vous avez publiées sur le site Internet du Client, ou sur des réseaux sociaux comme LinkedIn.

Les données seront stockées à différents endroits, y compris sur les systèmes de gestion de la relation client de la Société et sur d’autres systèmes informatiques (y compris les e-mails).

3.3 Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

Nous utiliserons ces données personnelles afin de : (i) vous fournir toute information ou tout service que vous nous demandez ; (ii) traiter votre question ; ou (iii) proposer des services de paiement par carte de crédit à travers nos portails web.

Dans la plupart des cas, la fourniture de vos données personnelles est volontaire. Toutefois, si vous nous demandez des informations, nous ne pourrons pas vous fournir ces informations ou répondre à votre question sans obtenir préalablement certaines informations de base auprès de vous, telles que vos nom et coordonnées. Si vous ne fournissez pas ces informations, nous ne serons pas en mesure de vous fournir les informations demandées ou de répondre à votre question.

Si vous nous commandez des services par l’intermédiaire de notre Site Internet, vous devrez d’abord créer un compte, ce qui vous obligera à nous donner votre nom et votre adresse e-mail. Nous ne serons pas en mesure de vous fournir nos services sans ces informations.

Si vous nous avez fait part de vos commentaires, nous pouvons nous appuyer sur ces commentaires pour améliorer notre Site Internet et/ou les services que nous fournissons.

Il est dans notre intérêt légitime de traiter vos données personnelles de la sorte, car il est nécessaire de répondre à votre demande ou votre question, de vous fournir nos services et d’améliorer notre Site Internet et nos services.

Nous pouvons également utiliser vos données personnelles pour vous fournir des informations sur les services susceptibles de vous intéresser. À moins qu’il soit dans notre intérêt légitime d’utiliser vos données personnelles pour vous fournir ces informations, nous demanderons votre consentement avant de le faire.

Vous pouvez nous demander de cesser d’utiliser vos données personnelles à des fins publicitaires à tout moment en nous contactant aux coordonnées indiquées à la fin de la présente Politique de Confidentialité.

3.4 Avec qui sont partagées vos données personnelles ?

Vos informations peuvent être partagées en interne aux fins d’un exercice de liaison avec le Client. Cela inclut des membres de l’équipe Ventes et Marketing :

  • tout membre de notre groupe, à savoir nos filiales au sens de la section 1159 du UK Companies Act 2006 (énumérées à l’Annexe A) ;
  • si nous sommes tenus de divulguer ou partager vos données personnelles pour satisfaire à une obligation légale, ou pour appliquer nos Conditions Générales ou nos Conditions d’Utilisation ;
  • si nous cédons ou acquérons une société ou un actif, auquel cas nous pouvons divulguer vos données personnelles au futur vendeur ou acquéreur ; ou
  • si nous, ou une part significative de nos actifs, sommes rachetés par une tierce partie, auquel cas les données personnelles que nous détenons ferons partie des actifs transférés.

nos auditeurs, qui vérifient que nous continuons de respecter nos normes ISO.

  • Nous partagerons vos données personnelles avec d’autres entités de notre groupe dans le cadre de nos activités de reporting régulières sur les résultats de la Société, dans le contexte d’un exercice de réorganisation commerciale ou de restructuration du groupe, pour la maintenance des systèmes et l’hébergement de données.

3.5 Changement d’objectif d’utilisation

Nous n’utiliserons vos données personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons recueillies, sauf si nous considérons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison, et que cette raison est compatible avec l’objectif original. Si nous devons utiliser vos informations personnelles pour un objectif sans rapport, nous vous avertirons et expliquerons les bases juridiques qui nous autorisent à le faire.

3.6 Stockage de vos données personnelles

Nous ne conserverons vos données que pendant la durée nécessaire pour nous permettre d’accomplir le ou les objectifs pertinents pour lesquels elles ont été recueillies, tels qu’indiqués ci-avant dans la présente Politique, et pendant la durée pendant laquelle nous sommes tenus de les conserver en vertu de la loi et de nos intérêts commerciaux légitimes.

3.7 Protection de vos données personnelles

Nous prendrons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour garantir que vos données sont traitées de façon sécurisée et en accord avec la présente Politique, telles que la certification ISO27001 (2013) Systèmes de gestion de sécurité de l’information et le plan Cyber Essentials Plus. Bien que nous ferons de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des données personnelles transmises à notre Site Internet. Toute transmission est à vos risques et périls.

Nous exigeons de tous nos prestataires tiers et autres entités du groupe qu’ils prennent les mesures de sécurité adaptées pour protéger vos données personnelles en accord avec nos politiques. Nous exigeons de ces tierces parties qu’elles traitent vos données personnelles conformément aux lois de protection des données et qu’elles les gardent confidentielles. Nous n’autorisons pas nos prestataires de service tiers à utiliser vos données personnelles pour leurs propres besoins. Nous ne les autorisons à traiter vos données personnelles que pour les besoins spécifiés, et conformément à nos instructions.

La Société prend au sérieux la sécurité de vos données. Elle met en pratique des politiques et contrôles internes pour garantir que vos données ne soient pas perdues, détruites accidentellement, détournées ou divulguées, et qu’elles soient uniquement accessibles par nos employés dans le cadre de leurs tâches. De plus amples détails sont disponibles dans la Politique de Sécurité de l’Information de la Société, la Coordination de Sécurité de l’Information, la politique de Gestion de l’Accès Utilisateur, et la Politique de Développement Sécurisé.

3.8 Vos droits

Les lois de protection des données vous donnent le droit de :

  • demander l’accès à vos informations personnelles (ou « demande d’accès de la personne concernée »). Cela vous permet de recevoir une copie des informations personnelles que nous détenons sur vous et de vérifier que nous les traitons légalement ;
  • demander la correction des informations personnelles que nous détenons sur vous. Cela vous permet de corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons sur vous ;
  • demander l’effacement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou retirer des informations personnelles lorsque nous n’avons pas de raison valable de continuer de les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou retirer vos informations personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d’objection à leur traitement (voir ci-dessous) ;
  • demander la restriction du traitement de vos informations personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement d’informations personnelles sur vous, par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement ; et
  • demander une copie des données personnelles que vous nous avez fournies dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par une machine, ou nous demander de la transférer à un autre responsable du traitement.

Vous avez également le droit de vous opposer au traitement de vos informations personnelles lorsque nous nous appuyons sur un intérêt légitime (ou celui d’un tiers) et que quelque chose dans votre situation particulière vous incite à vous opposer au traitement pour ce motif.

Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer l’un des autres droits précités). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande d’accès est clairement infondée ou excessive. À défaut, nous pouvons refuser d’accéder à la demande dans de telles circonstances.

Nous pouvons avoir à vous demander des informations spécifiques pour nous aider à confirmer votre identité et garantir que vous avez le droit d’accéder aux informations (ou d’exercer l’un quelconque de vos autres droits). Il s’agit d’une autre mesure de sécurité appropriée visant à garantir qu’aucune information personnelle n’est divulguée à une personne qui n’a pas le droit de la recevoir.

Notre Site Internet peut contenir ponctuellement des liens vers et émanant d’autres sites Internet qui appliquent leurs propres politiques de confidentialité, dont nous ne sommes pas responsables. Veuillez consulter ces politiques avant de soumettre toutes données personnelles à ces sites Internet.

4. Demandeurs d’emploi

4.1 Pourquoi recueillons-nous des données personnelles sur vous ?

La Société recueillera des données personnelles vous concernant afin de faire avancer le processus de recrutement.

Les « Données Personnelles » (ou informations personnelles) désignent toutes informations sur une personne qui permettent d’identifier cette personne, que ce soit à partir de ces informations uniquement, ou en association avec d’autres informations que nous détenons.

4.2 Quelles données personnelles recueillons-nous sur vous, et comment ?

Dans le cadre de son processus de recrutement, la Société recueillera et traitera des données personnelles en lien avec les demandeurs d’emploi. La Société s’engage à être transparente sur la façon dont elle recueille et utilise ces données, et à respecter ses obligations de protection des données.

Dans le cadre de son processus de recrutement, la Société recueillera diverses informations vous concernant. Cela inclut :

  • vos nom, adresse et coordonnées, y compris vos adresse e-mail et numéro de téléphone ;
  • les détails de vos qualifications, compétences, expérience et antécédents professionnels ;
  • les informations sur votre rémunération actuelle, avantages sociaux compris ;
  • si vous souffrez d’un handicap pour lequel la Société doit procéder à des aménagementsraisonnables pendant le processus de recrutement ; et
  • les informations permettant de vérifier votre identité et votre droit à travailler au Royaume-Uni.

La Société peut recueillir ces informations de diverses manières. Les données peuvent par exemple figurer sur des formulaires de candidature ou des CV, être tirées de votre passeport ou autre pièce d’identité, ou être recueillies lors d’entretiens ou d’autres formes d’évaluation.

Si un emploi vous est proposé à l’issue du processus de recrutement, nous exigerons des données personnelles supplémentaires de votre part, dont le détail figure dans notre Avis de Confidentialité des Données des Employés.

Vos données personnelles peuvent être récoltées à travers les informations que vous avez publiées sur les forums d’emploi ou les réseaux sociaux comme LinkedIn, où vous avez déclaré rechercher actuellement un emploi.

La Société peut aussi recueillir des données personnelles vous concernant auprès de tierces parties, comme par exemple les références fournies par d’anciens employeurs, les informations fournies par les organismes de vérification d’antécédents professionnels et les informations issues des vérifications de casier judiciaire. La Société ne sollicitera des informations auprès de tierces parties qu’une fois qu’un emploi vous aura été proposé, et vous informera lorsqu’elle le fait.

4.3 Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

La Société doit traiter des données pour effectuer des démarches à votre demande avant de conclure un contrat avec vous. Elle peut également avoir à traiter vos données pour conclure un contrat avec vous.

Dans certains cas, la Société doit traiter des données pour respecter ses obligations légales. Par exemple, elle doit vérifier qu’un candidat retenu est habilité à travailler au Royaume-Uni avant que le contrat de travail n’entre en vigueur.

La Société a un intérêt légitime à traiter les données personnelles lors du processus de recrutement et pour garder une trace du processus. Traiter les données des demandeurs d’emploi permet à la Société de gérer le processus de recrutement, évaluer et confirmer l’adéquation d’un candidat pour le poste proposé, et décider de la personne à qui proposer un poste. La Société peut également avoir à traiter les données de demandeurs d’emploi pour se défendre contre des actions en justice.

La Société peut traiter des catégories spéciales de données, telles que des informations sur l’origine ethnique, l’orientation sexuelle ou la religion à des fins de statistique de recrutement. Elle peut également recueillir des informations sur les éventuels handicaps des demandeurs d’emploi pour réaliser des aménagements raisonnables pour les candidats handicapés. La Société traite ces informations pour assumer ses obligations et exercer des droits spécifiques en matière d’emploi.

Pour certains rôles, la Société est tenue d’obtenir des informations sur les condamnations pénales et les infractions commises. Lorsque la Société demande ces informations, elle le fait parce qu’elles lui sont nécessaires pour lui permettre d’assumer ses obligations et exercer des droits spécifiques en matière d’emploi.

Si votre candidature n’est pas retenue, la Société peut conserver vos données personnelles dans ses dossiers au cas où il y aurait de futures opportunités d’emploi qui vous conviennent. La Société demandera votre consentement avant de conserver vos données dans ce but, et vous êtes libre de retirer ce consentement à tout moment.

4.4 Avec qui sont partagées vos données personnelles ?

Vos informations peuvent être partagées en interne aux fins de l’exercice de recrutement. Cela inclut les membres des services de ressources humaines et de recrutement, les personnes menant l’entretien d’embauche impliquées dans le processus de recrutement, les responsables du service où un poste est à pourvoir, et le personnel informatique si l’accès aux données est nécessaire à son travail.

Nous partagerons également vos données avec les tierces parties suivantes :

  • tout membre de notre groupe, à savoir nos filiales au sens de la section 1159 du UK Companies Act 2006 (énumérées à l’Annexe A) ;
  • si nous sommes tenus de divulguer ou partager vos données personnelles pour satisfaire à une obligation légale, ou pour appliquer nos Conditions Générales ou nos Conditions d’Utilisation ;
  • si nous cédons ou acquérons une société ou un actif, auquel cas nous pouvons divulguer vos données personnelles au futur vendeur ou acquéreur ; ou
  • si nous, ou une part significative de nos actifs, sommes rachetés par une tierce partie, auquel cas les données personnelles que nous détenons ferons partie des actifs transférés.
  • nos auditeurs, qui vérifient que nous continuons de respecter nos normes ISO.

Nous partagerons vos données personnelles avec d’autres entités de notre groupe dans le cadre de nos activités de reporting régulières sur les résultats de la Société, dans le contexte d’un exercice de réorganisation commerciale ou de restructuration du groupe, pour la maintenance des systèmes et l’hébergement de données.

La Société ne partagera pas vos données avec d’autres tierces parties à moins que votre candidature soit retenue et qu’elle vous fasse une offre d’emploi. La Société partagera ensuite vos données avec vos anciens employeurs pour obtenir des références pour vous, avec des organismes de vérification d’antécédents professionnels pour les vérifications d’antécédents nécessaires, et avec le Disclosure and Barring Service pour les vérifications de casier judiciaire nécessaires. Ces tiers s’ajoutent aux autres organisations énoncées dans notre Avis de Confidentialité des Employés.

En outre, si vous nécessitez des aménagements raisonnables pour votre rôle, il peut être nécessaire de contacter un prestataire externe pour nous aider à comprendre votre handicap et obtenir un équipement spécialisé. Aucune tierce partie ne sera contactée sans votre consentement. Les tierces parties peuvent inclure la médecine du travail, etc.

La Société ne transfèrera pas vos données en dehors de l’Espace Économique Européen.

4.5 Changement d’objectif d’utilisation

Nous n’utiliserons vos données personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons recueillies, sauf si nous considérons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison, et que cette raison est compatible avec l’objectif original. Si nous devons utiliser vos informations personnelles pour un objectif sans rapport, nous vous avertirons et expliquerons les bases juridiques qui nous autorisent à le faire.

4.6 Stockage de vos données personnelles

Si votre candidature n’est pas retenue, la Société conservera vos données dans ses dossiers pendant 3 mois après la fin du processus de recrutement concerné. Si vous autorisez la Société à conserver vos données personnelles dans ses dossiers, la Société conservera vos données dans ses dossiers pendant 3 mois supplémentaires pour vous proposer d’éventuelles offres d’emploi futures adaptées. À l’issue de ce délai, ou si vous retirez votre consentement avant cette date, vos données seront supprimées ou détruites.

Si votre candidature est retenue, vos données personnelles recueillies lors du processus de recrutement seront transférées dans votre dossier du personnel et conservées pendant la durée de votre emploi. Les durées pendant lesquelles vos données seront conservées vous seront communiquées dans un nouvel avis de confidentialité.

Les données seront stockées à différents endroits, y compris dans votre dossier de candidature, dans les systèmes de gestion des ressources humaines de la Société et sur d’autres systèmes informatiques (y compris les e-mails).

4.7 Protection de vos données personnelles

Nous prendrons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour garantir que vos données sont traitées de façon sécurisée et en accord avec la présente Politique, telles que la certification ISO27001 (2013) Systèmes de gestion de sécurité de l’information et le plan Cyber Essentials Plus. Bien que nous ferons de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des données personnelles transmises à notre Site Internet. Toute transmission est à vos risques et périls.

Nous exigeons de tous nos prestataires tiers et autres entités du groupe qu’ils prennent les mesures de sécurité adaptées pour protéger vos données personnelles en accord avec nos politiques. Nous exigeons de ces tierces parties qu’elles traitent vos données personnelles conformément aux lois de protection des données et qu’elles les gardent confidentielles. Nous n’autorisons pas nos prestataires de service tiers à utiliser vos données personnelles pour leurs propres besoins. Nous ne les autorisons à traiter vos données personnelles que pour les besoins spécifiés, et conformément à nos instructions.

La Société prend au sérieux la sécurité de vos données. Elle met en pratique des politiques et contrôles internes pour garantir que vos données ne soient pas perdues, détruites accidentellement, détournées ou divulguées, et qu’elles soient uniquement accessibles par nos employés dans le cadre de leurs tâches. De plus amples détails sont disponibles dans la Politique de Sécurité de l’Information de la Société, la Coordination de Sécurité de l’Information, la politique de Gestion de l’Accès Utilisateur, et la Politique de Développement Sécurisé.

4.8 Vos droits

En tant que personne concernée, vous disposez de plusieurs droits. Vous pouvez :

  • demander l’accès à vos données personnelles (ou « demande d’accès de la personne concernée »). Cela vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons sur vous et de vérifier que nous les traitons légalement.
  • demander la correction des données personnelles que nous détenons sur vous. Cela vous permet de corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons sur vous.
  • demander l’effacement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou retirer des données personnelles lorsque nous n’avons pas de raison valable de continuer à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou retirer vos données personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d’objection à leur traitement (voir ci-dessous).
  • demander la restriction du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de données personnelles vous concernant, par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement.
  • demander le transfert de vos données personnelles à une autre partie.

Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer l’un des autres droits précités). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande d’accès est clairement infondée ou excessive. À défaut, nous pouvons refuser d’accéder à la demande dans de telles circonstances.

Si vous estimez que la Société n’a pas respecté vos droits de protection des données, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’Information Commissioner.

4.9 Que se passe-t-il si vous ne fournissez pas de données personnelles ?

Vous n’avez pas d’obligation légale ou contractuelle de fournir des données à la Société pendant le processus de recrutement. Toutefois, si vous ne fournissez pas les informations demandées, la Société peut se trouver dans l’incapacité totale ou partielle de traiter votre candidature.

4.10 Prise de décision automatisée

Les processus de recrutement ne reposent pas uniquement sur une prise de décision automatisée.

5. Linguistes

5.1 Pourquoi recueillons-nous des données personnelles sur vous ?

La Société recueillera des données personnelles vous concernant afin de faire avancer le processus de liaison avec les Linguistes.

Les « Données Personnelles » (ou informations personnelles) désignent toutes informations sur une personne qui permettent d’identifier cette personne, que ce soit à partir de ces informations uniquement, ou en association avec d’autres informations que nous détenons.

5.2 Quelles données personnelles recueillons-nous sur vous, et comment ?

Dans le cadre de son processus de liaison avec les linguistes, la Société recueillera et traitera des données personnelles lorsque nécessaire. La Société s’engage à être transparente sur la façon dont elle recueille et utilise ces données, et à respecter ses obligations de protection des données.

Dans le cadre de son processus de liaison avec les linguistes, la Société recueillera diverses informations vous concernant. Cela peut inclure (entre autres) :

  • vos nom, adresse et coordonnées, y compris vos adresse e-mail et numéro de téléphone ;
  • les détails de vos qualifications, tarifs, domaines d’expertise, langues, sexe, datesd’obtention de diplôme universitaire, expérience et antécédents professionnels ;
  • les informations pour vérifier votre identité et votre droit à travailler au Royaume-Uni.
  • votre photo, pour nous permettre de vous fournir un pack d’identification.

La Société peut recueillir ces informations de diverses manières. Les données peuvent par exemple figurer sur des formulaires de candidature ou des CV, être tirées de votre passeport ou autre pièce d’identité, ou être recueillies lors d’entretiens ou d’autres formes d’évaluation.

Vos données personnelles peuvent être récoltées à travers les informations que vous avez publiées sur les forums d’emploi ou les réseaux sociaux comme LinkedIn, où vous avez déclaré être actuellement disponible pour accepter du travail.

La Société peut également recueillir des données personnelles sur vous auprès de tierces parties afin que des vérifications d’antécédents puissent être effectuées. Vérifications d’antécédents (telles que copies des vérifications DBS), informations de vérification d’identité (telles que copies d’un passeport (et numéro de passeport, date d’expiration et pays de résidence), d’un permis de conduire ou d’une carte d’identité), justificatif de domicile et références. Les vérifications d’antécédents et d’identité que nous effectuons (sauf exigences client spécifiques telles qu’expliquées ci-après) peuvent inclure les vérifications Baseline Personnel Security Standard (BPSS) (voir https://www.gov.uk/government/publications/government- baseline-personnel-security-standard pour plus de détails). La Société effectue ces contrôles car elle travaille régulièrement avec des organes gouvernementaux qui les exigent, et elle est sous obligation contractuelle de le faire.

5.3 Comment utilisons-nous vos données personnelles ?

La Société recueillera et traitera vos données personnelles lorsque c’est nécessaire :

  • pour nous permettre de conclure ou d’exécuter nos conditions d’engagement avec vous ;
  • afin de poursuivre nos propres intérêts, ou ceux de tiers, tels que nos Clients, sous réserve que vos intérêts et droits fondamentaux ne prévalent pas sur ces intérêts ;
  • pour satisfaire à nos obligations légales ; et/ou
  • avec votre consentement.

Nous avons besoin de ces informations pour vous engager en tant que Linguiste et, sans elles, nous ne pourrons pas vous ajouter à notre liste de Linguistes approuvés. Dans certains cas, nous pourrons également procéder (lorsque cela est exigé par nos Clients ou est autrement nécessaire) à des contrôles approfondis d’habilitation de sécurité que nous utiliserons pour évaluer votre adéquation avant de vous engager en tant que Linguiste et de vous engager pour effectuer des missions pour le compte de nos Clients. Si ces contrôles sont requis, nous vous informerons que nous avons l’intention d’effectuer ces contrôles à votre sujet. Si vous ne réunissez pas les critères des contrôles approfondis d’habilitation de sécurité, vous ne serez peut-être pas en mesure d’être engagé(e) en tant que Linguiste pour certains Clients, mais cela n’affectera pas votre adéquation pour des missions futures potentielles pour d’autres Clients.

5.4 Avec qui sont partagées vos données personnelles ?

Vos informations peuvent être partagées en interne aux fins de l’exercice d’engagement. Cela inclut les membres des services de recrutement, les personnes menant l’entretien d’embauche impliquées dans le processus de recrutement, les responsables du service où un poste est à pourvoir, et le personnel informatique si l’accès aux données est nécessaire à son travail.

Nous partagerons également vos données avec les tierces parties suivantes :

  • tout membre de notre groupe, à savoir nos filiales au sens de la section 1159 du UK Companies Act 2006 (énumérées à l’Annexe A) ;
  • si nous sommes tenus de divulguer ou partager vos données personnelles pour satisfaire à une obligation légale, ou pour appliquer nos Conditions Générales ou nos Conditions d’Utilisation ;
  • si nous cédons ou acquérons une société ou un actif, auquel cas nous pouvons divulguer vos données personnelles au futur vendeur ou acquéreur ; ou
  • si nous, ou une part significative de nos actifs, sommes rachetés par une tierce partie,auquel cas les données personnelles que nous détenons ferons partie des actifs transférés.
  • nos auditeurs, qui vérifient que nous continuons de respecter nos normes ISO.

Nous partagerons vos données personnelles avec d’autres entités de notre groupe dans le cadre de nos activités de reporting régulières sur les résultats de la Société, dans le contexte d’un exercice de réorganisation commerciale ou de restructuration du groupe, pour la maintenance des systèmes et l’hébergement de données.

La Société ne partagera pas vos données avec d’autres tierces parties, à moins que votre candidature soit retenue. La Société partagera ensuite vos données avec vos anciens employeurs pour obtenir des références pour vous, avec des organismes de vérification d’antécédents professionnels pour les vérifications d’antécédents nécessaires, et avec le Disclosure and Barring Service pour les vérifications de casier judiciaire nécessaires. Ces entités viennent s’ajouter aux autres organisations citées dans nos Contrats de Service.

La Société ne transfèrera pas vos données en dehors de l’Espace Économique Européen.

5.5 Changement d’objectif d’utilisation

Nous n’utiliserons vos données personnelles qu’aux fins pour lesquelles nous les avons recueillies, sauf si nous considérons raisonnablement que nous devons les utiliser pour une autre raison, et que cette raison est compatible avec l’objectif original. Si nous devons utiliser vos informations personnelles pour un objectif sans rapport, nous vous avertirons et expliquerons les bases juridiques qui nous autorisent à le faire.

5.6 Stockage de vos données personnelles

Si votre candidature n’est pas retenue, la Société conservera vos données dans ses dossiers pendant 3 mois après la fin du processus de recrutement concerné. Si vous autorisez la Société à conserver vos données personnelles dans ses dossiers, la Société conservera vos données dans ses dossiers pendant 3 mois supplémentaires pour vous proposer d’éventuelles offres d’emploi futures adaptées. À l’issue de ce délai, ou si vous retirez votre consentement avant cette date, vos données seront supprimées ou détruites.

Si votre candidature est retenue, vos données personnelles recueillies lors du processus de recrutement seront transférées dans votre dossier du personnel et conservées pendant la durée de votre emploi. Les durées pendant lesquelles vos données seront conservées vous serons communiquées dans un nouvel avis de confidentialité.

Les données seront stockées à différents endroits, y compris dans votre dossier de candidature, dans les systèmes de gestion des ressources humaines de la Société et sur d’autres systèmes informatiques (y compris les e-mails).

5.7 Protection de vos données personnelles

Nous prendrons toutes les mesures raisonnablement nécessaires pour garantir que vos données sont traitées de façon sécurisée et en accord avec la présente Politique, telles que la certification ISO27001 (2013) Systèmes de gestion de sécurité de l’information et le plan Cyber Essentials Plus. Bien que nous ferons de notre mieux pour protéger vos données personnelles, nous ne pouvons pas garantir la sécurité des données personnelles transmises à notre Site Internet. Toute transmission est à vos risques et périls.

Nous exigeons de tous nos prestataires tiers et autres entités du groupe qu’ils prennent les mesures de sécurité adaptées pour protéger vos données personnelles en accord avec nos politiques. Nous exigeons de ces tierces parties qu’elles traitent vos données personnelles conformément aux lois de protection des données et qu’elles les gardent confidentielles. Nous n’autorisons pas nos prestataires de service tiers à utiliser vos données personnelles pour leurs propres besoins. Nous ne les autorisons à traiter vos données personnelles que pour les besoins spécifiés, et conformément à nos instructions.

La Société prend au sérieux la sécurité de vos données. Elle met en pratique des politiques et contrôles internes pour garantir que vos données ne soient pas perdues, détruites accidentellement, détournées ou divulguées, et qu’elles soient uniquement accessibles par nos employés dans le cadre de leurs tâches. De plus amples détails sont disponibles dans la Politique de Sécurité de l’Information de la Société, la Coordination de Sécurité de l’Information, la politique de Gestion de l’Accès Utilisateur, et la Politique de Développement Sécurisé.

5.8 Vos droits

En tant que personne concernée, vous disposez de plusieurs droits. Vous pouvez :

  • Demander l’accès à vos données personnelles (ou « demande d’accès de la personne concernée »). Cela vous permet de recevoir une copie des données personnelles que nous détenons sur vous et de vérifier que nous les traitons légalement.
  • Demander la correction des données personnelles que nous détenons sur vous. Cela vous permet de corriger toute information incomplète ou inexacte que nous détenons sur vous.
  • Demander l’effacement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de supprimer ou retirer des données personnelles lorsque nous n’avons pas de raison valable de continuer à les traiter. Vous avez également le droit de nous demander de supprimer ou retirer vos données personnelles lorsque vous avez exercé votre droit d’objection à leur traitement (voir ci-dessous).
  • Demander la restriction du traitement de vos données personnelles. Cela vous permet de nous demander de suspendre le traitement de données personnelles vous concernant, par exemple si vous souhaitez que nous établissions leur exactitude ou la raison de leur traitement.
  • Demander le transfert de vos données personnelles à une autre partie.

Vous n’aurez pas à payer de frais pour accéder à vos informations personnelles (ou pour exercer l’un des autres droits précités). Toutefois, nous pouvons facturer des frais raisonnables si votre demande d’accès est clairement infondée ou excessive. À défaut, nous pouvons refuser d’accéder à la demande dans de telles circonstances.

Si vous estimez que la Société n’a pas respecté vos droits de protection des données, vous pouvez déposer une réclamation auprès de l’Information Commissioner.

5.9 Que se passe-t-il si vous ne fournissez pas de données personnelles ?

Vous n’avez pas d’obligation légale ou contractuelle de fournir des données à la Société pendant le processus de recrutement. Toutefois, si vous ne fournissez pas les informations demandées, la Société peut se trouver dans l’incapacité totale ou partielle de traiter votre candidature.

6. Nous contacter

Si vous avez des questions, des commentaires ou des requêtes au sujet de la présente Politique, ou que vous souhaitez exercer l’un des droits précités, vous pouvez nous contacter des façons suivantes :

  • par e-mail au responsable de la protection des données de thebigword – DPO@thebigword.com
  • par téléphone au 0870 748 8000 ; ou
  • par courrier à The Compliance Team, thebigword, Link Up House, Ring Rd, Leeds LS12 6AB